Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Hier gibt es Teil 2 unseres HowTo’s zum Thema Existenzgründung. Teil 1 findet hier…

Wie hoch das Kapital ausfallen muss, kommt auf das Vorhaben an. Wird Material benötigt, die Ausstattung für das Büro, vielleicht ein Warenlager, Kaution für die Miete, Umbaumaßnahmen, etc. Rücklagen für die Anlaufphase sind nötig. Diese kann unter Umständen mehrere Monate dauern und muss finanziell überbrückt werden. Wie hoch sind die laufenden Kosten? Dabei dürfen die monatlichen Lebenshaltungskosten nicht außer Acht gelassen werden. Eine realistische Einschätzung, ob die Einnahmen aus Ihrer beruflichen Selbständigkeit reichen, die privaten und betrieblichen Kosten zu decken schützt vor bösen Überraschungen und dem möglichen finanziellen Ruin.

Wenn feststeht wie viel Geld für den Start nötig ist, ist zu klären wie hoch ist das Eigenkapital, das aufgebracht werden kann. Besteht die Möglichkeit sich privat Geld zu leihen? Ein Gesellschafter, der sich am Unternehmen beteiligt wäre auch eine Überlegung. Ein Vergleich der Kreditkonditionen bei Banken und Sparkassen sollte vor dem Abschluss angestellt werden. Dabei sind Förderprogramme für Existenzgründer, die der Bund und die Bundesländer zur Verfügung stellen, zu berücksichtigen. Wichtig ist die Entwicklung von einem Finanzierungsplan. Alle Förderprogramme, die der Bund, die Länder und die EU bieten, sind in der Förderdatenbank des Bundes zu finden.

Der Start für das Vorhaben fällt mit der Anmeldung beim Gewerbeamt als Selbstständiger oder Freiberufler und der Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Es ist vorab hilfreich bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu fragen, ob weitere Formalitäten erledigt werden müssen. Von der kommunalen Wirtschaftsförderung oder Gründerinitiative gibt es Serviceangebote, die gut zu nutzen sind. Werden besondere Voraussetzungen, Nachweise, behördliche Zulassungen oder Genehmigungen benötigt? Die Fragen beantwortet der Behördenwegweiser, der zu den zuständigen Behörden vor Ort führt.

Liegt die Steuernummer vor, können Rechnungen gestellt werden, womit der Grundstein zum Geld verdienen gelegt ist. Kurz nach der Gründung schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Angaben zur Rechtsform und den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen sind die Basis für die Berechnung vom Finanzamt für die ersten Steuerforderungen. Die Pflicht gegenüber dem Finanzamt sollte von Anfang bewusst und verinnerlicht sein. Am besten hilft ein Steuerberater, welche steuerlichen Pflichten, Buchführung und Jahresabschluss nötig sind.

Es gibt keine Versicherung für das unternehmerische Risiko, aber eine Einschränkung. Die erste ist ein gut durchdachter Businessplan, die zweite sind Versicherungen. Sie können für betriebliche Risiken wie Einbruch, Feuer, Maschinenschaden oder Fahrlässigkeit abgeschlossen werden, die greifen wenn Haftungsansprüche aus den Risiken entstehen. Ganz wichtig ist die persönliche Vorsorge. Beruflich Selbstständige können auf verschiedene Arten für Arbeitslosigkeit, Alter, Krankheit und Unfall vorsorgen. Die Krankenkasse ist zu informieren, unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit bei der Agentur für Arbeit eine Arbeitslosenversicherung für Selbständige abzuschließen. Bezüglich der Altersvorsorge ist die Deutschen Rentenversicherung ein möglicher Ansprechpartner sowie die Verbraucherzentrale des eigenen Bundeslandes oder die Stiftung Warentest.

Wer ein Unternehmen startet, sieht sich neuen Aufgaben gegenüber. Geeignete Informations- und Beratungsangebote sollten daher weiterhin genutzt werden. Informationsdefizite gilt es zu vermeiden, da sie das Start-up schnell zum Kippen bringen können. Hilfestellung bietet auch die Beratungsförderung des Bundes.

Advertisements

Glossar: Abwesenheitsgrund

Glossar: Abwesenheitsgrund

GLOSSAR: Es kann viele Gründe geben, warum Sie im Büro abwesend sind. Diese Gründe können streng vertraulich sein und müssen dem Anrufer nicht Preis gegeben werden. Können Sie selbst ein Gespräch nicht annehmen, muss Ihr Telefondienst den wahren Grund für Ihre Abwesenheit nicht kundtun.

Sie können den freundlichen und zuverlässigen Mitarbeitern von phonea mitteilen, welchen Abwesenheitsgrund Sie ausgerichtet haben möchten. Oder ob Sie einfach zurzeit nicht erreichbar sind.

Sie können mit dem phonea Telefonservice einen oder mehrere Abwesenheitsgründe vorgeben, der dann genau so an den Anrufer weitergegeben wird. Natürlich gibt es trotz allem eine Gesprächsnotiz über den Anruf, die Sie ganz nach Ihren Wünschen per E-Mail, SMS oder Fax bekommen. So können Sie zeitnah reagieren und sobald es Ihre Zeit zulässt den Anrufer zurückrufen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Abwesenheit kommunizieren zu lassen. Sie sagen Ihren Kollegen entweder nur, dass Sie beispielsweise bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht am Platz und erreichbar sind, lassen aber offen was Sie tun oder wo Sie sind. Die andere Möglichkeit wäre, Ihren Kollegen zwar Ihren Kalender freizuschalten, aber darauf zu bestehen, dass immer nur die Aussage getroffen wird, dass Sie gerade nicht im Haus oder nicht erreichbar sind, ohne dass dabei jemals ein Abwesenheitsgrund genannt wird.

Bild (c) pico by fotolia

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Viele haben den Wunsch ihr eigener Chef zu sein. Die eigenen Ideen umsetzen, sich den Traum vom eigenen Erfolg zu erfüllen. Es sollte sich jedoch keiner unüberlegt in die Selbstständigkeit stürzen. Eine gute Planung ist wichtig, um seine Selbstständigkeit nicht direkt wieder aufgeben zu müssen.

Im ersten Schritt sollte jeder für sich überlegen und sich vorstellen, was es heißt selbstständig zu sein und wie der Alltag einer Unternehmerin bzw. eines Unternehmers ist. Dazu sollten Gespräche mit Selbstständigen geführt, Interviews oder Biographien mit Unternehmern gelesen werden. Die Absprache mit der Familie ist zwingend erforderlich, da das Vorhaben von der familiären Seite Unterstützung benötigt. Wichtig ist zu prüfen, über welche fachlichen und kaufmännischen Kenntnisse derjenige verfügt, der sich selbstständig machen möchte. Dabei helfen verschiedene Gründertests, die es in Portalen für Existenzgründer gibt. Eine weitere Überlegung ist, ob eine Neugründung oder vielleicht eine Unternehmensnachfolge die bessere Wahl wäre.

Eine gute Geschäftsidee ist die Grundlage für jede unternehmerische Karriere. Die notwendigen Fähigkeiten, die geplante Geschäftsidee in die Tat umzusetzen, müssen allerdings auch vorhanden sein. Eine Analyse ist wichtig, die beinhaltet, welche Wettbewerber da sind und welche möglichen Kunden. Bietet ein Konkurrent bereits ähnliches an? Wie hebt sich das eigene Angebot von dem der Wettbewerber ab? Und was, wenn eine wirklich gute Geschäftsidee fehlt? Vielleicht wäre eine Übernahme eines bestehenden Geschäfts eine Möglichkeit. Daraus können sich viele Vorteile ergeben. Die Möglichkeit über ein Franchise-Unternehmen wäre eventuell auch denkbar, das als Lizenz-Unternehmer geführt werden könnte.

Wissen ist Macht! Dieser Spruch ist für Gründer enorm wichtig, denn je mehr der Gründer weiß, desto besser wird die Gründung von Erfolg gekrönt sein. Der zukünftige Unternehmer sollte sich erkundigen, ob es in seiner Region eine Gründungsinitiative gibt. Sehr hilfreich sind Gründungsseminare bei der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder einem Verband, dem der Gründer angehört. Berater der Kammer oder des Berufs- bzw. Branchenverbandes, freie Unternehmensberater oder andere Fachleute mit Kompetenz sollten um Hilfe gebeten werden. Dazu ist zu klären, welche Fragen der Hilfestellung bedürfen und wer dabei weiterhelfen kann. Worauf ist beim Abschluss von Beraterverträgen zu achten? Die Information über die Beratungsförderung des eigenen Bundeslandes sollte ebenfalls nicht fehlen.  

Der Zufall sollte nicht die Umsetzung der Idee in die Tat bestimmen. Eine gute Planung ist unerlässlich, daher sollte der Gründer selbst seinen Businessplan erstellen. Das ist der einzige Weg, Wissen und Sicherheit zu erreichen, die für den erfolgreichen Unternehmensstart wichtig sind. Zuerst wird die Geschäftsidee oder das Vorhaben erläutert. Dabei müssen die eigenen fachlichen und kaufmännischen Qualifikationen festgestellt werden. Es folgt die Beschreibung vom Produkt oder der Dienstleistung, danach die zukünftigen Kunden und der Wettbewerb. Dann den Standort beschreiben und eine eventuelle Personalplanung erläutern. Im nächsten Schritt erfolgt die Überlegung zum Preis des Produktes oder der Dienstleistung. Sollen Vertriebspartner genutzt werden und wenn ja, welche? Welche Kommunikations- und Werbemaßnahmen sollen genutzt werden? Auf welche Rechtsform ist die Wahl gefallen? Welche Chancen und Risiken stehen dem Vorhaben gegenüber? Wie hoch muss das Kapital sein und wie kann es gedeckt werden?

Der nächste Teil hierzu wird in wenigen hier öffentlich sein… bleibt uns also gewogen 🙂

Glossar: Anrufnotiz

Glossar: Anrufnotiz

Für Kunden und Geschäftspartner ist es sehr ärgerlich, wenn Sie vergeblich versuchen jemanden zu erreichen. Auf diese Weise können wertvolle Aufträge verloren gehen und es kann zu Spannungen in der Zusammenarbeit kommen. Um stets erreichbar zu sein, ist ein Telefonservice die richtige Anlaufstelle. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine ständige Erreichbarkeit und verlieren keine Anrufe oder Bestellungen.

Anrufnotizen oder Telefonnotizen werden von den geschulten phonea Mitarbeitern zuverlässig und genau aufgenommen, wenn Sie selbst den Anruf nicht entgegen nehmen können. In den Notizen werden Name und Kontaktdaten des Anrufers sowie sein Anliegen aufgenommen. Wenn Sie keine Assistentin oder Sekretärin haben, sind Sie in diesem Fall mit phonea bestens beraten. Kompetente und freundliche phonea Mitarbeiter nehmen alle wichtigen Daten auf, womit Ihnen lästiges Nachfragen erspart wird. Sie können dabei im Vorfeld festlegen, welche Daten für Sie wichtig sind und unbedingt abgefragt werden soll. Natürlich melden sich die Mitarbeiter mit Ihrem Firmennamen, wenn Sie das Gespräch annehmen. Sie geben freundlich Auskunft und kümmern sich sorgfältig um das Anliegen des Anrufers. Sie bekommen zu jedem Telefonat die Anrufnotizen je nach Wunsch per E-Mail, SMS oder Fax zugesendet. Dabei bietet Ihnen phonea nicht nur eine telefonische Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, sondern bei Bedarf im 24-Stunden-Service.

Kaum zu glauben… 12 Jahre phonea

Kaum zu glauben… 12 Jahre phonea

Vor zwölf Jahren hatte keiner von uns Beiden daran gedacht, dass das Konzept so einschlagen würde. Den phonea Telefonservice gibt es nun seit dem 01.07.2004. Seither haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Kunden verbal den Rücken frei zu halten.

Ursprünglich mit einem kleinen Team von drei Mitarbeiterinnen gestartet, haben wir uns über jeden Anruf gefreut, wie die Schneekönige. Nun, zwölf Jahre später freuen wir uns immer noch über jeden Anruf… allerdings professioneller und mit einem völlig veränderten Qualitätsniveau und Verständnis für die Bedürfnisse unserer Kunden.

Aber die Marke „phonea“ hat es nicht von Anfang an gegeben. Gestartet sind wir unter der Firmierung [G&S]-Büroservice GbR. Der Zuspruch war von Anfang an sehr gut. Mit den sich aufbauenden Ich-AGs, die nach dem Ende der staatlichen Förderung wieder vom Markt verschwanden, sahen wir uns allerdings gezwungen, eine Namensänderung vorzunehmen. Schweren Herzens haben wir uns dann von unserem liebgewonnenen Namen getrennt und die Marke „phonea“ gegründet.

Das Wachstum ist zum Glück ununterbrochen stetig weitergegangen. So konnten wir einige neue Funktionen, Projekte und Strategien innerhalb unserer neu geschaffenen Marke unterbringen. Neben dem virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) haben wir auch eine Whitelabel Schnittstelle geschaffen.

Wir möchten uns an dieser Stelle herzlichst bei unseren Kunden, Geschäftspartnern und vor allem auch bei unseren Mitarbeiterinnen bedanken, die uns solange die Treue gehalten haben. Wir blicken frohen Mutes in die Zukunft und freuen uns auf noch so viele weitere spannende Projekte und Aufgaben.

Diesen Monat feiern wir Geburtstag und Ihr bekommt die Geschenke 🙂

Also, Aufmerksam unseren Blog und unsere Fanpage auf Facebook verfolgen. Das eine oder andere Gewinnspiel wird sicherlich noch hier veröffentlicht werden.

In diesem Sinne, bleibt uns gewogen….

Ingo Gummersbach & Jörg Schiffler

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Der richtige Briefkopf, was enthalten sein muss und was überflüssig ist.

Eine Briefkopf Vorlage ist eine praktische Sache. Die Post schaut immer gleich aus und das mühselige Zusammenbasteln eines Briefes bleibt erspart. Vorlagen lassen sich leicht als Vorlagendatei speichern, sodass sie immer schnell wieder greifbar sind. Briefkopfvorlagen sind für die private Post genauso nutzbar wie für die geschäftliche. Ein ordentlicher Briefkopf auf den Dokumenten macht etwas her und wirkt professionell. Umso besser, wenn die Dokumente dann auch noch immer gleich aussehen, denn das hat einen Wiedererkennungswert, was besonders für Firmen interessant ist.

Eine Briefkopf Vorlage zu erstellen ist gar nicht so schwer, wie vielleicht manche denken. Praktisch ist, dass die Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden kann. Damit ist ein einheitliches Bild für die gesamte Briefpost gegeben, ohne dass immer wieder der Briefkopf neu erstellt werden müsste.

Briefvorlagen lassen sich mit mehreren Programmen erstellen. Word ist eine Möglichkeit, alle anderen Textverarbeitungsprogramme eine weitere. Mit OpenOffice, einem kostenlosen Schreibprogramm können ebenso eigene Vorlagen erstellt werden. Briefkopf Vorlagen machen das immer wieder nötige Formatieren oder Anpassen des Layouts überflüssig. In Word können die Daten vom Briefkopf, die immer gleich sein sollen, in der Kopf- und Fußzeile hinterlegt werden. So besteht keine Gefahr, dass Zeilen vom Briefkopf verrutschen, selbst, wenn der Text etwas länger wird.

Im Briefkopf enthalten sein, sollte auf jeden Fall das Adressfeld für den Empfänger und ebenso für den Absender. Das Logo, eine E-Mail-Adresse oder Websiteadresse kann bei den Absenderdaten ebenfalls mit ergänzt werden. Das Layout über die Anordnung von Logo und Daten wie Web und Mail unterliegt den persönlichen Vorlieben. Auf diese Weise lässt sich die Briefpost mit einer ganz eigenen Note versehen. Dennoch sollte das Layout einmal festgelegt und dann so beibehalten werden.

Auf den Briefkopf gehören der Name und die vollständige Anschrift des Absenders. Dabei macht es erst mal keinen Unterschied, ob es sich um Privat- oder Geschäftspost handelt. Privatpersonen verwenden ihren Namen als Absender, bei der Geschäftspost bei Firmen sollte der jeweilige Ansprechpartner als Absender aufgeführt sein. Zusätzlich sollten Kontaktmöglichkeiten, wie Telefonnummer und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Website mit aufgeführt werden, um die Antwort zu erleichtern. Firmen können noch ihr Logo platzieren. Bei Geschäftspost in Firmen ist zudem auf die internen Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin zu achten. Das sind meist bestimmte Farben und Schriftarten, die dem Corporate Design unterliegen. Sie sollten in allen Dokumenten des Unternehmens einheitlich sein. Der Name des Absenders steht links- oder rechtsbündig, während in den nächsten Zeilen Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort folgen. Ergänzend können Telefonnummern und E-Mail-Adressen aufgeführt werden. In der Fußzeile können noch Daten wie Steuernummer oder Bankverbindung angegeben werden und noch einmal die komplette Absenderadresse.

Die Adresse des Empfängers sollte so angelegt sein, dass sie beim Falten vom Brief in ein Fensterkuvert passt. Sind die Kuverts zum Beschriften ohne Fenster, ist die Anordnung nicht zwingend nötig. Allerdings sollte dennoch immer auf die korrekte Formatierung geachtet werden, daher sollte der Empfänger nach dem gleichen Muster wie der Absender eingesetzt werden. So bleiben das festgelegte Design und der Wiedererkennungswert gewahrt.

Ort und Datum gehören noch mit auf den Briefkopf. Sie können rechtsbündig eingefügt werden oder in einer extra Zeile mit weiteren Vermerken wie Unsere Nachricht, Ihre Nachricht, Aktenzeichen, Datum. Beim Ort und Datum gehen die Meinungen etwas auseinander, ob die Punkte zum Briefkopf gehören oder schon zum Briefinhalt.

Es gibt für Geschäftsbriefe auch eine Norm, die als Orientierung dienen kann. Es handelt sich bei Geschäftsbriefen um die DIN Norm 5008.

Wer keine eigene Idee hat, wie er seinen Briefkopf gestalten kann, hat die Möglichkeit eine der Standardvorlagen aus Word zu nutzen und sie entsprechend an seine Anforderungen anzupassen. Die Briefe lassen sich ganz nach den eigenen Vorstellungen bearbeiten und machen das Erstellen eines Briefkopfes noch leichter.

Unsere virtuellen Assistentinnen können Ihnen dabei helfen, den perfekten Briefkopf zu gestalten und liefern Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die Erstellung.

Beitragsbild (c) jopix.de by fotolia