Email-Ticketsysteme, gerade bei Arbeiten im Homeoffice im Team ein hilfreiches Tool

Email-Ticketsysteme, gerade bei Arbeiten im Homeoffice im Team ein hilfreiches Tool

Ticketsysteme sorgen für eine Arbeitserleichterung. Besonders bei der Zusammenarbeit mit einem Telefonservice wie phonea sind sie sehr hilfreich. Generell sind Ticketsysteme perfekt, wenn mehrere Kollegen zusammen an einer Sache arbeiten, wie zum Beispiel dem Kundenservice. Kunden können mit dem Service über das System kommunizieren, ganz einfach Aufträge einstellen und sich die fertigen Arbeiten dort abholen. Aber auch Kollegen untereinander profitieren von E-Mail-Ticketsystemen. Die Systeme sind meist einfach und leicht zu bedienen. Sie bieten dabei alle benötigten Funktionen und lassen alle Schritte gut nachverfolgen. Es lässt sich genau erkennen, welcher Kollege das Ticket bearbeitet hat, wann das technische Serviceteam benötigt wird und wann das Ticket vom Kunden oder vom Mitarbeiter geschlossen wurde.

Besonders praktisch ist es, wenn die Aufgaben keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind. Die Tickets stehen im System, jeder Kollege sieht sofort welche Anfrage noch offen ist und kann sie direkt bearbeiten und beantworten. Natürlich sind gerade im Kundenservice alle Tickets besonders gut, die gar nicht erst erstellt werden. Sind die Ticketsysteme mit FAQs oder der helfenden Datenbank des Unternehmens verknüpft, können sich Kunden oft selbst helfen und müssen gar kein Ticket mehr erstellen.

Viele Ticketsysteme sind in der Anwendung sehr einfach und genauso leicht in ihrer Einrichtung. Durch eine Service-Email-Adresse werden sie eingebunden und können schon direkt genutzt werden. Der kann Cloudbasiert passieren, eine Installation auf dem Rechner oder Server ist oft gar nicht mehr nötigt. Mit einer Web-Adresse und den jeweiligen Zugangsdaten wird auf das System zugegriffen und schon können die Kundentickets beantwortet und bearbeitet werden. Durch die Cloud wird zudem ein Arbeiten von so ziemlich überall aus möglich, auch vom Homeoffice oder sogar vom Mobiltelefon aus.

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Organisation im Homeoffice

Organisation im Homeoffice

Wer im Homeoffice arbeitet braucht einiges an Eigenorganisation. Es müssen Aufgaben priorisiert werden und natürlich ist im Homeoffice die Ablenkung durch vieles wesentlich größer, als in einem Büro. Mal eben noch staubsaugen, eine Maschine Wäsche reinwerfen oder das Mittagessen kochen. Es gehört einiges an Disziplin dazu, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, auch wenn vielleicht gerade Mal etwas weniger zu tun ist. Was besonders gut ist für alle, die wichtige Aufgaben zu erledigen haben und dabei eigentlich nicht gestört werden dürfen, ist die Zusammenarbeit mit dem Telefonservice phonea. Dadurch bleibt Zeit sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, ohne dass Anrufe verloren gehen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten im Homeoffice zu arbeiten. Eine Möglichkeit ist die Selbstständigkeit. Dabei ist die Zeit meist frei einzuteilen und es kann so gearbeitet werden, wie es einem selbst am besten passt. Wenn Angestellte im Homeoffice arbeiten ist es oft nicht mehr ganz so flexibel. Dabei müssen normale Bürozeiten eingehalten werden bzw. oft liegen sogar ganz konkrete Arbeitszeiten vor, wie es in einem Büro im Unternehmen auch wäre.

Es ist nicht jeder Mensch gleich gut für die Arbeit im Homeoffice geeignet. Wer seine Kollegen gerne jeden Tag sieht und den Kontakt zu ihnen braucht, und sich zudem selbst nicht gut organisieren kann, wird im Homeoffice nicht wirklich glücklich werden. Wer gerne Ruhe zum Arbeiten hat und kaum Störungen wünscht, für den kann das Homeoffice ein echter Segen sein. Kontakt zu Kollegen kann über Videokonferenzen oder Telefongespräche gehalten werden. Ebenso kann über ein internes Mail-Chat-System kommuniziert werden. Eine gewisse Technik-Affinität sollte noch vorhanden sein, damit kleine Probleme mit dem Equipment selbst gelöst werden können, da die IT-Abteilung im Homeoffice ja nicht greifbar ist.

 

 

Die produktivsten Apps für Einzelunternehmer

Die produktivsten Apps für Einzelunternehmer

Einzelunternehmer oder auch Einzelkämpfer müssen sich jeden Tag aufs Neue vielen Aufgaben stellen. Nicht selten müssen sie auch noch organisatorische Probleme lösen. Mit einigen Apps können sie sich das Leben etwas vereinfachen. Und um noch flexibler zu sein und sich ganz auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren, haben sie mit einem Telefonservice wie phonea einen Partner, der ihnen den Rücken freihält. Es läuft kein Gespräch ins Leere und kein Kunde, ob Neu oder Bestand, wird verärgert. Um mit Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten, gibt es natürlich die Cloud oder Google Docs. Dabei stehen aber noch weitere Apps zur Auswahl, die kostenfrei oder für kleines Geld genutzt werden können.

Für die Aufgaben- und Projektverwaltung und auch die Teamarbeit gibt es Trello. Mit der App kann online gearbeitet werden. Dabei kann das ganze Projekt so erfasst werden, dass alles Wesentliche direkt zu sehen ist. Die Organisations- und Produktivitäts-Plattform ist universell für große und kleine Projekte einsetzbar. Sie arbeitet mit Trello-Boards, die zahlreiche Funktionen bieten.

Mit Evernote lässt es sich diskutieren und präsentieren. Es können Personen eingeladen werden, die Feedback abgeben können. Die App ist Notizverwaltung und Arbeitsplatz. Vom Schreiben, über Ideen sammeln, bis zum Diskutieren und der Präsentation auf dem Endgerät der Wahl ist alles möglich.

Wunderlist aus dem Hause Microsoft ist für das Führen und Gruppieren von beliebig vielen Listen geeignet. Dabei können Erinnerungen für Aufgaben eingerichtet werden, die anstehen, zudem Daten für Deadlines und Hashtags für alle Aufgaben. Wunderlist ist für eine Gebühr erhältlich und kann auf iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire und im Browser verwendet werden.

Toggl ist ein Zeiterfassungsprogramm mit dem sich Projekte erfassen lassen. Dabei wird zwischen Kunde und Projekt unterschieden. So lassen sich für jeden Kunden genau die aufgewendeten Zeiten ermitteln.

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Die 6 wichtigsten Tipps für Startups

Die 6 wichtigsten Tipps für Startups

Startups brauchen ein passendes Marketing und viele weitere Dinge. Wer eine neue Firma gründet, tut das im Allgemeinen, um Erfolg damit zu haben. Wer eine wirklich gute Idee hat, kann damit meist ein erfolgreiches Business aufbauen. Dabei kann es sich sogar um einen Ableger von einem bereits bestehenden Unternehmen handeln, der dann mit neuen Ideen seinen eigenen Weg einschlägt. Besonders für Startups ist die Zusammenarbeit mit einem Telefonservice wie phonea eine gute Sache. Ohne dass Telefonate verloren gehen, können in der Anfangsphase Personalkosten eingespart werden.

Eine Überlegung sollte der Unternehmensform gelten. Welche ist die Richtige? Als Einzelunternehmen braucht es kein Haftungskapital oder Gründungsformalitäten. Die Gewinne müssen allerdings persönlich versteuert werden und die Haftung bleibt an dem Selbständigen alleine hängen. Bei einer GbR, also Gesellschaft bürgerlichen Rechts, arbeiten zwei oder mehr zusammen. Es sind keine Formalitäten oder ein Eintrag in das Handelsregister nötig. Es muss lediglich eine Einnahme- Überschussrechnung bei einem Jahresgewinn von 50.000 Euro erstellt werden. Bei der GmbH sind 25.000 Euro Stammeinlage als Haftungskapital erforderlich. Zudem unterliegt sie den Bilanzregeln vom Handelsgesetzbuch.

Wichtig, besonders in der Anfangsphase, ist die Außenwerbung. Zusätzlich braucht es ein Corporate Design, das auf sämtlichen Dokumenten und Unterlagen des Unternehmens auftaucht und für Wiedererkennungswert sorgt. Weiter ist ein guter Webauftritt wichtig. Kundenakquise sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Die Zielgruppe ist entscheidend für den Erfolg oder Untergang des Unternehmens. Zielgruppen sollten in Geschäftskunden und Konsumenten eingeteilt werden. Diese gilt es mit der Zeit zu analysieren, um herauszufinden, für wen die Idee wirklich interessant ist und wer sie nutzt. Kunden entscheiden am Telefon oft in wenigen Sekunden, ob der Anruf für sie lohnend ist. Ein freundlicher Ton und eine klare Aussprache sollten selbstverständlich sein. Damit die Akquise gut läuft, sollten die Mitarbeiter unbedingt ein Telefontraining erhalten.

 

Die richtigen Mitarbeiter finden… nicht ganz einfach

Die richtigen Mitarbeiter finden… nicht ganz einfach

Der Erfolg eines Unternehmens hängt auch von den Mitarbeitern ab. Gute Mitarbeiter zu finden ist gar nicht so leicht, wie es scheint. Manche Positionen lassen sich gut auslagern. Bei einem Telefonservice wie dem von phonea arbeiten kompetente Mitarbeiter die gerne unterstützen.

Die Auswahl und weitere Entwicklung von Mitarbeitern ist enorm wichtig. Wer nicht die richtigen Mitarbeiter für die Umsetzung hat, kann mit der besten Strategie nichts anfangen. Mit guten und den richtigen Mitarbeitern kann jedes Unternehmen Erfolg haben. Aber wer sind eigentlich die richtigen Mitarbeiter? Dabei sollte differenziert werden, für welche Rolle der Mitarbeiter eingesetzt werden soll. Wird ein Verkäufer benötigt? Oder ein Problemlöser? Oder eher ein „Macher“? Das gilt es im Vorfeld zu überlegen.

Eine gute Stellenausschreibung ist schon mal ein guter Anfang. Es sollten alle wichtigen Dinge zum Unternehmen und der Stelle enthalten sein. Ebenso was der oder die Bewerber/in mitbringen soll. Es muss auf die Gleichheit geachtet werden. Also entweder (m/w) in Klammer oder ein Vermerk, wenn die Anzeige männliche Personen anspricht, der Einfachheit halber die Anzeige dennoch für beide Geschlechter gilt. Die Bewerbungsunterlagen verraten schon einiges über den Kandidaten. Es lässt sich hier schon ableiten, ob der Bewerber für die ausgesprochene Stelle richtig ist. Die Unterlagen sollten frei von Form- und Rechtschreibfehlern sein. Ein Bezug auf die Stelle sollte in der Bewerbung auftauchen. Hat der Bewerber einzelne Punkte der Stellenbeschreibung beachtet? Wurde beispielsweise eine allgemeine Anrede gewählt, obwohl ein Ansprechpartner genannt ist?

Natürlich ist der Gesamteindruck im Vorstellungsgespräch ein wichtiges Kriterium. Dennoch sollte nicht immer nur nach dem ersten Eindruck gegangen werden. Für einen Vergleich empfiehlt es sich, alle Bewerber mit den gleichen Fragen zu konfrontieren. Es ist besser wenn zwei Personen das Gespräch führen. Einer fragt, einer hört zu. Die beiden Meinungen können einen besseren Eindruck des Bewerbers geben.

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Gründerstammtische in größeren Städten Deutschlands

Gründerstammtische in größeren Städten Deutschlands

Wer ein neues Unternehmen gründet, muss dafür sorgen, dass es bekannt wird. Je nach Unternehmen ist ein umfangreiches Netzwerk von großem Nutzen. Daraus können sich erfolgreiche Kooperationen entwickeln und Zusammenarbeit in Form von sich ergänzenden Aufträgen. So ein Netzwerk muss aber erst einmal aufgebaut werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist ein Stammtisch, der Gründern und Jungunternehmern die Möglichkeit gibt.

Gründerstammtische gibt es eigentlich in allen größeren Städten in Deutschland, so z.B. in Aachen, Düsseldorf, Köln & Berlin. Sie sind zum Netzwerken und für Gründer gut geeignet, um viele Kontakte zu schließen. Die Teilnehmer setzen sich aus Gründern, Gründungsinteressierten und Jungunternehmern zusammen. Beim Stammtisch haben sie die Möglichkeit in lockerer Atmosphäre Erfahrungen und Informationen auszutauschen. Oftmals werden Startups und Geschäftsideen kurz vorgestellt, die mit einem Feedbackgespräch schließen. Dazu gibt es spannende Vorträge von Gründungsthemen, die für alle Gründer relevant sein können.

Je nach Initiatoren sind die Locations dabei nicht immer die Gleichen. Es handelt sich meist um organisierte und moderierte Gründerstammtische, zu denen jeder eigenladen ist und gehen kann. Je nach Stadt finden die Stammtische jeden Monat oder alle zwei Monate statt. Startups können sich meist zum Beginn des Abends präsentieren und ihre Idee den anderen Besuchern vorstellen. Sie erhalten daraufhin meist jede Menge Feedback, positives als auch manchmal kritisches.

Besonders gut für Gründer und Jungunternehmer ist es, mit einem Telefonservice zusammenzuarbeiten. Das virtuelle Büro kann die Termine für die Gründerstammtische raussuchen, wenn ein Vortrag oder eine Präsentation gehalten werden soll, diese vorbereiten. Zudem hat der Gründer sich Zeit auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, da er nicht laufend von Telefonaten gestört wird.

 

 

 

 

Negatives Feedback in Kommentaren für positive Stimmung nutzen

Negatives Feedback in Kommentaren für positive Stimmung nutzen

Für den Unternehmenserfolg sind neben dem Bekanntheitsgrad gute Bewertungen offline und online wichtig. Schimpft ein Kunde in einem Laden, bekommen das höchstens andere Kunden mit. Schimpft ein Kunde im Internet und hinterlässt einen schlechten Kommentar, bekommt es unter Umständen die ganze Welt mit. Verärgerte Kunden können massiv schädigen, wenn sie auf der Homepage, dem Blog, Bewertungsportalen oder der Facebook-Seite negative Kommentare hinterlassen. Allerdings müssen negative Bemerkungen nicht immer schlecht sein.

Um darauf zu reagieren, sollte nichts über das Knie gebrochen werden. Natürlich ist der Wunsch da, direkt zu reagieren. Es ist aber besser, besonnen an die Sache heranzugehen und sich freundlich, auf Augenhöhe und authentisch darauf zu äußern. Im ersten Schritt muss die Analyse des Kommentars und Absenders genau erfolgen. Handelt es sich um einen echten Kunden, der Recht hat mit seiner Kritik oder um einen Troll, der bekannt dafür ist, ständig irgendwo schlechte Bewertungen zu hinterlassen? Bei einem Troll lautet die Antwort „Don‘t feed the Troll“. Ignorieren heißt das Zauberwort. Trolle wollen nur Aufmerksamkeit. Handelt es sich bei dem Troll um einen regelmäßigen Nutzer der Seite, sollte er ausgeschlossen werden. Allerdings ist bei der Einschätzung Vorsicht geboten, nicht dass der vermeintliche Troll doch echt ist und dann noch mehr verärgert wird.

Verärgerte Kunden durch mangelnde Erreichbarkeit müssen gar nicht erst entstehen. Wenn es die Arbeit nicht zulässt, jeden Anruf zu beantworten ist ein Telefonservice die perfekte Hilfe. Damit geht kein Anruf verloren und die Kunden werden erst gar nicht verärgert. Hat dennoch mal ein Kunde Grund, eine negative Reaktion zu zeigen, sollte darauf sachlich und freundlich reagiert werden. Schließlich lesen die Diskussion auch andere, kennen aber nicht den ganzen Dialog und können vieles vielleicht nicht nachvollziehen. Es ist nicht immer ganz leicht Ruhe zu bewahren. Es kann dabei helfen daran zu denken, dass der Kunde ein Problem hat und es kein Angriff gegen einen selbst sein soll. Der Kunde möchte eigentlich nur Hilfe bekommen.