Glossar: Abwesenheitsgrund

Glossar: Abwesenheitsgrund

GLOSSAR: Es kann viele Gründe geben, warum Sie im Büro abwesend sind. Diese Gründe können streng vertraulich sein und müssen dem Anrufer nicht Preis gegeben werden. Können Sie selbst ein Gespräch nicht annehmen, muss Ihr Telefondienst den wahren Grund für Ihre Abwesenheit nicht kundtun.

Sie können den freundlichen und zuverlässigen Mitarbeitern von phonea mitteilen, welchen Abwesenheitsgrund Sie ausgerichtet haben möchten. Oder ob Sie einfach zurzeit nicht erreichbar sind.

Sie können mit dem phonea Telefonservice einen oder mehrere Abwesenheitsgründe vorgeben, der dann genau so an den Anrufer weitergegeben wird. Natürlich gibt es trotz allem eine Gesprächsnotiz über den Anruf, die Sie ganz nach Ihren Wünschen per E-Mail, SMS oder Fax bekommen. So können Sie zeitnah reagieren und sobald es Ihre Zeit zulässt den Anrufer zurückrufen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Abwesenheit kommunizieren zu lassen. Sie sagen Ihren Kollegen entweder nur, dass Sie beispielsweise bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht am Platz und erreichbar sind, lassen aber offen was Sie tun oder wo Sie sind. Die andere Möglichkeit wäre, Ihren Kollegen zwar Ihren Kalender freizuschalten, aber darauf zu bestehen, dass immer nur die Aussage getroffen wird, dass Sie gerade nicht im Haus oder nicht erreichbar sind, ohne dass dabei jemals ein Abwesenheitsgrund genannt wird.

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Glossar: Anrufnotiz

Glossar: Anrufnotiz

Für Kunden und Geschäftspartner ist es sehr ärgerlich, wenn Sie vergeblich versuchen jemanden zu erreichen. Auf diese Weise können wertvolle Aufträge verloren gehen und es kann zu Spannungen in der Zusammenarbeit kommen. Um stets erreichbar zu sein, ist ein Telefonservice die richtige Anlaufstelle. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine ständige Erreichbarkeit und verlieren keine Anrufe oder Bestellungen.

Anrufnotizen oder Telefonnotizen werden von den geschulten phonea Mitarbeitern zuverlässig und genau aufgenommen, wenn Sie selbst den Anruf nicht entgegen nehmen können. In den Notizen werden Name und Kontaktdaten des Anrufers sowie sein Anliegen aufgenommen. Wenn Sie keine Assistentin oder Sekretärin haben, sind Sie in diesem Fall mit phonea bestens beraten. Kompetente und freundliche phonea Mitarbeiter nehmen alle wichtigen Daten auf, womit Ihnen lästiges Nachfragen erspart wird. Sie können dabei im Vorfeld festlegen, welche Daten für Sie wichtig sind und unbedingt abgefragt werden soll. Natürlich melden sich die Mitarbeiter mit Ihrem Firmennamen, wenn Sie das Gespräch annehmen. Sie geben freundlich Auskunft und kümmern sich sorgfältig um das Anliegen des Anrufers. Sie bekommen zu jedem Telefonat die Anrufnotizen je nach Wunsch per E-Mail, SMS oder Fax zugesendet. Dabei bietet Ihnen phonea nicht nur eine telefonische Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, sondern bei Bedarf im 24-Stunden-Service.

24 Std. Hotline

24 Std. Hotline

GLOSSAR: Bei dem 24 Stunden Service oder der 24h-Hotline handelt es sich um einen telefonischen Auskunfts-oder Beratungsservice, der rund um die Uhr erreichbar ist. Dabei nimmt die Hotline Aufträge entgegen oder gibt Auskünfte und bietet Beratungen zu den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens.

Wie der Name 24 Stunden Service schon sagt, ist die Hotline an 365 Tagen im Jahr zu 24 Stunden rund um die Uhr erreichbar. Oftmals übernehmen Call Center diesen Service. Bei phonea haben Sie ebenfalls die Möglichkeit den 24 Stunden Service zu buchen, wenn die üblichen Bürozeiten einmal nicht ausreichen sollten. Dabei übernehmen die freundlichen und kompetenten Mitarbeiter genau die Aufgaben, die mit Ihnen vereinbart sind. Das funktioniert ganz einfach über eine Rufumleitung, die Sie auf Ihrem Telefon einrichten. Auch ein Helpdesk bei technischen Problemen ist möglich, beispielsweise für einen Hausmeisternotdienst. Bemerkt ein Mieter einen Wasserschaden in seiner Wohnung am späten Abend, kann er nicht bis zum nächsten Tag warten, um den Hausmeister zu rufen.

Eine Notfallnummer in dem Fall wird dann zum phonea 24 Stunden Service umgeleitet. Die Mitarbeiter sortieren die Anrufe nach Dringlichkeit und leiten sie zum richten Ansprechpartner weiter. Für den Hausmeister hat das den Vorteil, nicht bei jeder Kleinigkeit angerufen zu werden, besonders wenn er für manche Fälle gar nicht zuständig ist. Die Mieter haben den Vorteil, einen kompetenten Ansprechpartner am Telefon zu haben, der sie mit der richtigen Auskunft berät oder den richtigen Ansprechpartner vermittelt.