Eine professionelle Geschäftsadresse kann einem Existenzgründer helfen

Eine professionelle Geschäftsadresse kann einem Existenzgründer helfen

Sich selbstständig zu machen bedeutet zum einem, dass viel Geld benötigt wird und zum anderen, dass es nicht sicher ist, wo der Weg hingeht. Langfristig Büroräume anzumieten kann da schnell zu einem Problem werden. Die Alternative ist daher eine flexible und günstige Lösung von einem Anbieter für Büroservice.

Besonders für Existenzgründer und kleine Unternehmen bedeutet eine langfristige Anmietung von Büroräumen große Unsicherheiten. Es gibt diverse Anbieter, die genau dafür flexible Lösungen entwickelt haben. Die sogenannten Business Center bieten die Möglichkeit flexibel zu agieren, was besonders für Existenzgründer interessant ist. Möchten die frisch gebackenen Selbstständigen lieber im Home-office arbeiten, haben sie durch den Service zumindest eine repräsentative Geschäftsadresse.

Der Büroservice in einem Business Center bietet einige Vorteile. Die Kosten für Büroräume, Equipment und Technik bleiben zu Beginn der Existenzgründung in geringem Maße. Dazu werden von den Business Centern viele Dienstleistungen rund um den flexiblen Arbeitsplatz angeboten. Die Anmietung von Büroräumen auf Zeit ist möglich, meist schon für einzelne Tage. Zu den Räumen bieten die Center die Einrichtung, ein Office Management, Sekretariatsservice und Bewirtungsmöglichkeiten. Das virtuelle Büro kann als Geschäftsadresse genutzt werden mit einem Postfach, das der Existenzgründer nutzen kann. Dazu kommen ein Telefonservice und die Möglichkeit – auch kurzfristig – Konferenz- und Seminarräume buchen zu können. Der Telefonservice übernimmt eingehende Anrufe in Urlaubszeiten oder während der Besprechungen. Dabei kann der Kunde entscheiden welche Anrufe zu ihm weitergeleitet werden.

Durch die Anmietung in Business Centern lässt sich einiges an Kosten sparen. Eine Studie hat gezeigt, dass die Anmietung von bis zu 20 Arbeitsplätzen in einem Business Center günstiger ist als klassische Büroraumvermieter. Die Mietverträge sind im Hinblick auf Fläche und Zeit flexibel. Besonders für Existenzgründer wird damit das Fixkostenrisiko ausgeschlossen, dass sie bei langfristigen Anmietungen von Büroräumen hätten. Werden mehr Büros benötigt, stellt das meist kein Problem dar und ist schnell und einfach realisierbar.

Existenzgründer haben einen besonderen Vorteil in der Zusammenarbeit mit einem Anbieter für Büroservice, da sie durch den schnellen und flexiblen Aufbau von einem flexiblen Büro sofort in den Markt eintreten können. Die Geschäftsadresse bieten Immobilien in Top-Lagen, dabei können sämtliche Kosten für die Büroanmietung sicher und überschaubar geplant werden.

Existenzgründer haben weitere Vorteile gegenüber einer klassischen Büroanmietung, in der sie sich als Mieter selbst um alles kümmern müssten. Die erforderliche Technik ist in den meisten Fällen im Bürocenter schon vorhanden. Dazu gehören Computer, Beamer, Telefonanschlüsse, Kopierer, Büromöbel und diverse Präsentationstechnik. Durch den Telefon- und Sekretariatsservice lassen sich Kosten sparen und in Urlaubzeiten oder bei Krankheit vom Personal braucht sich der Mieter keine Gedanken machen oder sich um Ersatz kümmern. Sehr vorteilhaft ist die Möglichkeit mit anderen Nutzern des Büros auf Zeit Kontakte zu knüpfen.

Ein paar Nachteile gibt es allerdings für das Büro auf Zeit auch. Die Mieter können in den meisten Fällen nur wenig bis gar nicht Einfluss nehmen auf die Büroeinrichtung. Zudem kann es zu Ruhestörungen durch andere Mieter kommen, was besonders bei großen Bürokomplexen entstehen kann.

An die Nutzungsrechte und Hausordnung des Anbieters für Büroservice müssen sich am Ende alle Mieter der Büros auf Zeit halten. Wichtig ist darauf zu achten, dass den eigenen Kunden eine feste Geschäftsadresse gewährleistet werden kann.

Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Gründer und Freiberufler teilen sich beim Coworking ein Büro. Das hat mehrere Vorteile. Die Nutzung der Infrastruktur ist eine, die Möglichkeit zum Networken und von gemeinsamen Projekten eine andere. Zudem haben sie Gesellschaft die sie im Home Office nicht haben. Besonders frisch gebackene Gründer können von dem Erfahrungsaustausch profitieren.

Der Begriff Coworking existiert noch gar nicht so lange im täglichen Sprachgebrauch, genauso wie der flexible Arbeitsplatz selbst. Für Existenzgründer bietet sich die Möglichkeit aber gut an, da sie günstig, flexibel und produktiv ist. Coworking heißt, einen Schreibtisch oder ein ganzes Büro in einem Gemeinschaftsgebäude anzumieten. Dabei kann jeder selbst bestimmen wann und wie oft er diesen Arbeitsplatz benutzt. Im Gemeinschaftsgebäude ist neben dem Arbeitsplatz auch die nötige Infrastruktur vorhanden. Jeder Coworker ist rechtlich gesehen eigenständig. Das trifft auch auf alle anderen Aspekte zu. Damit kann er selbst entscheiden, ob er nur wenige Tage in der Woche oder im Monat in dem Büro verbringt. Es gibt dafür Monatstarife. Wer lieber öfter im Home Office bleiben möchte, sollte sich über Tagestarife informieren.

Zu der nötigen Infrastruktur gehören Drucker, Scanner, Telefon, ein Internetzugang, Strom und Wasser. Und natürlich der Arbeitsplatz selbst. Häufig werden auch weitere Dienstleistungen wie z.B. ein Telefonservice vom Dienstleister angeboten. Die Angebote der verschiedenen Anbieter können sich aber deutlich unterscheiden im Hinblick auf ergänzende Dinge, die in einem Büro nötig sind. Dazu gehören beispielsweise eine Küche, ein Besprechungsraum, der Reinigungsservice, ein Lounge Bereich oder Postfächer. Bei vielen Anbietern gibt es ein Basispaket zu dem einzelne Extras dazu gebucht werden können. Auf diese Weise kann sich jeder seinen Arbeitsplatz individuell gestalten. Dabei sollten jedoch die Kosten genau im Auge behalten werden. Nicht immer sind im ersten sichtbaren Preis auf der Website alle Leistungen enthalten.

Coworking ist für Selbstständige geeignet, die sich gerne mit Gleichgesinnten austauschen und nicht immer alleine im Home Office sitzen möchten. Besondere Vorteile gibt es in der Anfangsphase der Existenzgründung, wenn ein eigenes Büro zu teuer wäre. Je nach Standort ist Coworking vergleichsweise günstig. Der Gedankenaustausch mit den anderen Coworkern kann zudem sehr hilfreich sein. Besonders Gründungsneulinge können davon profitieren, wenn sie von gleichgesinnten Coworkern bei vielen Fragen Hilfe bekommen.

Der soziale Aspekt ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gespräche an der Kaffeemaschine haben schon zu manch neuer Geschäftsidee geführt und erfolgreiche Gründungen entstehen lassen. Besonders in der Anfangsphase und für Menschen, die nicht für das Home Office gemacht sind, ein eigenes Büro aber nicht lohnenswert ist, ist Coworking geeignet. Die Möglichkeit zum Coworking gibt es nahezu in jeder größeren Stadt.

Das Coworking hat klare Vorteile. Die Nutzung kann stündlich, täglich oder monatlich erfolgen, wobei nur die tatsächliche Nutzung bezahlt wird. Die Gesellschaft von anderen und die daraus entstehende Inspiration und Motivation sind nicht zu unterschätzen. Neben der Möglichkeit für gemeinsame Projekte gibt es die Möglichkeit ein gemeinsames Netzwerk aufzubauen. Normalerweise sind Coworking-Büros sehr flexibel in der Kündigung. Ein weiterer Vorteil sind mögliche Kontakte zu ansässigen Unternehmen, mit denen sonst vielleicht kein Kontakt zustande käme.

Ein paar wenige Nachteile gibt es jedoch auch. Das Platzangebot ist recht begrenzt und in kleinen Städten gibt es nicht viele Angebote. Beim Coworking ist ein hohes Maß an Kommunikation und Absprache nötig, in aller Stille arbeiten geht beim Coworking kaum. Und das Coworking verursacht im Gegensatz zum Home Office Kosten.

 

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Hier gibt es Teil 2 unseres HowTo’s zum Thema Existenzgründung. Teil 1 findet hier…

Wie hoch das Kapital ausfallen muss, kommt auf das Vorhaben an. Wird Material benötigt, die Ausstattung für das Büro, vielleicht ein Warenlager, Kaution für die Miete, Umbaumaßnahmen, etc. Rücklagen für die Anlaufphase sind nötig. Diese kann unter Umständen mehrere Monate dauern und muss finanziell überbrückt werden. Wie hoch sind die laufenden Kosten? Dabei dürfen die monatlichen Lebenshaltungskosten nicht außer Acht gelassen werden. Eine realistische Einschätzung, ob die Einnahmen aus Ihrer beruflichen Selbständigkeit reichen, die privaten und betrieblichen Kosten zu decken schützt vor bösen Überraschungen und dem möglichen finanziellen Ruin.

Wenn feststeht wie viel Geld für den Start nötig ist, ist zu klären wie hoch ist das Eigenkapital, das aufgebracht werden kann. Besteht die Möglichkeit sich privat Geld zu leihen? Ein Gesellschafter, der sich am Unternehmen beteiligt wäre auch eine Überlegung. Ein Vergleich der Kreditkonditionen bei Banken und Sparkassen sollte vor dem Abschluss angestellt werden. Dabei sind Förderprogramme für Existenzgründer, die der Bund und die Bundesländer zur Verfügung stellen, zu berücksichtigen. Wichtig ist die Entwicklung von einem Finanzierungsplan. Alle Förderprogramme, die der Bund, die Länder und die EU bieten, sind in der Förderdatenbank des Bundes zu finden.

Der Start für das Vorhaben fällt mit der Anmeldung beim Gewerbeamt als Selbstständiger oder Freiberufler und der Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Es ist vorab hilfreich bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu fragen, ob weitere Formalitäten erledigt werden müssen. Von der kommunalen Wirtschaftsförderung oder Gründerinitiative gibt es Serviceangebote, die gut zu nutzen sind. Werden besondere Voraussetzungen, Nachweise, behördliche Zulassungen oder Genehmigungen benötigt? Die Fragen beantwortet der Behördenwegweiser, der zu den zuständigen Behörden vor Ort führt.

Liegt die Steuernummer vor, können Rechnungen gestellt werden, womit der Grundstein zum Geld verdienen gelegt ist. Kurz nach der Gründung schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Angaben zur Rechtsform und den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen sind die Basis für die Berechnung vom Finanzamt für die ersten Steuerforderungen. Die Pflicht gegenüber dem Finanzamt sollte von Anfang bewusst und verinnerlicht sein. Am besten hilft ein Steuerberater, welche steuerlichen Pflichten, Buchführung und Jahresabschluss nötig sind.

Es gibt keine Versicherung für das unternehmerische Risiko, aber eine Einschränkung. Die erste ist ein gut durchdachter Businessplan, die zweite sind Versicherungen. Sie können für betriebliche Risiken wie Einbruch, Feuer, Maschinenschaden oder Fahrlässigkeit abgeschlossen werden, die greifen wenn Haftungsansprüche aus den Risiken entstehen. Ganz wichtig ist die persönliche Vorsorge. Beruflich Selbstständige können auf verschiedene Arten für Arbeitslosigkeit, Alter, Krankheit und Unfall vorsorgen. Die Krankenkasse ist zu informieren, unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit bei der Agentur für Arbeit eine Arbeitslosenversicherung für Selbständige abzuschließen. Bezüglich der Altersvorsorge ist die Deutschen Rentenversicherung ein möglicher Ansprechpartner sowie die Verbraucherzentrale des eigenen Bundeslandes oder die Stiftung Warentest.

Wer ein Unternehmen startet, sieht sich neuen Aufgaben gegenüber. Geeignete Informations- und Beratungsangebote sollten daher weiterhin genutzt werden. Informationsdefizite gilt es zu vermeiden, da sie das Start-up schnell zum Kippen bringen können. Hilfestellung bietet auch die Beratungsförderung des Bundes.

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Viele haben den Wunsch ihr eigener Chef zu sein. Die eigenen Ideen umsetzen, sich den Traum vom eigenen Erfolg zu erfüllen. Es sollte sich jedoch keiner unüberlegt in die Selbstständigkeit stürzen. Eine gute Planung ist wichtig, um seine Selbstständigkeit nicht direkt wieder aufgeben zu müssen.

Im ersten Schritt sollte jeder für sich überlegen und sich vorstellen, was es heißt selbstständig zu sein und wie der Alltag einer Unternehmerin bzw. eines Unternehmers ist. Dazu sollten Gespräche mit Selbstständigen geführt, Interviews oder Biographien mit Unternehmern gelesen werden. Die Absprache mit der Familie ist zwingend erforderlich, da das Vorhaben von der familiären Seite Unterstützung benötigt. Wichtig ist zu prüfen, über welche fachlichen und kaufmännischen Kenntnisse derjenige verfügt, der sich selbstständig machen möchte. Dabei helfen verschiedene Gründertests, die es in Portalen für Existenzgründer gibt. Eine weitere Überlegung ist, ob eine Neugründung oder vielleicht eine Unternehmensnachfolge die bessere Wahl wäre.

Eine gute Geschäftsidee ist die Grundlage für jede unternehmerische Karriere. Die notwendigen Fähigkeiten, die geplante Geschäftsidee in die Tat umzusetzen, müssen allerdings auch vorhanden sein. Eine Analyse ist wichtig, die beinhaltet, welche Wettbewerber da sind und welche möglichen Kunden. Bietet ein Konkurrent bereits ähnliches an? Wie hebt sich das eigene Angebot von dem der Wettbewerber ab? Und was, wenn eine wirklich gute Geschäftsidee fehlt? Vielleicht wäre eine Übernahme eines bestehenden Geschäfts eine Möglichkeit. Daraus können sich viele Vorteile ergeben. Die Möglichkeit über ein Franchise-Unternehmen wäre eventuell auch denkbar, das als Lizenz-Unternehmer geführt werden könnte.

Wissen ist Macht! Dieser Spruch ist für Gründer enorm wichtig, denn je mehr der Gründer weiß, desto besser wird die Gründung von Erfolg gekrönt sein. Der zukünftige Unternehmer sollte sich erkundigen, ob es in seiner Region eine Gründungsinitiative gibt. Sehr hilfreich sind Gründungsseminare bei der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder einem Verband, dem der Gründer angehört. Berater der Kammer oder des Berufs- bzw. Branchenverbandes, freie Unternehmensberater oder andere Fachleute mit Kompetenz sollten um Hilfe gebeten werden. Dazu ist zu klären, welche Fragen der Hilfestellung bedürfen und wer dabei weiterhelfen kann. Worauf ist beim Abschluss von Beraterverträgen zu achten? Die Information über die Beratungsförderung des eigenen Bundeslandes sollte ebenfalls nicht fehlen.  

Der Zufall sollte nicht die Umsetzung der Idee in die Tat bestimmen. Eine gute Planung ist unerlässlich, daher sollte der Gründer selbst seinen Businessplan erstellen. Das ist der einzige Weg, Wissen und Sicherheit zu erreichen, die für den erfolgreichen Unternehmensstart wichtig sind. Zuerst wird die Geschäftsidee oder das Vorhaben erläutert. Dabei müssen die eigenen fachlichen und kaufmännischen Qualifikationen festgestellt werden. Es folgt die Beschreibung vom Produkt oder der Dienstleistung, danach die zukünftigen Kunden und der Wettbewerb. Dann den Standort beschreiben und eine eventuelle Personalplanung erläutern. Im nächsten Schritt erfolgt die Überlegung zum Preis des Produktes oder der Dienstleistung. Sollen Vertriebspartner genutzt werden und wenn ja, welche? Welche Kommunikations- und Werbemaßnahmen sollen genutzt werden? Auf welche Rechtsform ist die Wahl gefallen? Welche Chancen und Risiken stehen dem Vorhaben gegenüber? Wie hoch muss das Kapital sein und wie kann es gedeckt werden?

Der nächste Teil hierzu wird in wenigen hier öffentlich sein… bleibt uns also gewogen 🙂

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Der richtige Briefkopf, was enthalten sein muss und was überflüssig ist.

Eine Briefkopf Vorlage ist eine praktische Sache. Die Post schaut immer gleich aus und das mühselige Zusammenbasteln eines Briefes bleibt erspart. Vorlagen lassen sich leicht als Vorlagendatei speichern, sodass sie immer schnell wieder greifbar sind. Briefkopfvorlagen sind für die private Post genauso nutzbar wie für die geschäftliche. Ein ordentlicher Briefkopf auf den Dokumenten macht etwas her und wirkt professionell. Umso besser, wenn die Dokumente dann auch noch immer gleich aussehen, denn das hat einen Wiedererkennungswert, was besonders für Firmen interessant ist.

Eine Briefkopf Vorlage zu erstellen ist gar nicht so schwer, wie vielleicht manche denken. Praktisch ist, dass die Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden kann. Damit ist ein einheitliches Bild für die gesamte Briefpost gegeben, ohne dass immer wieder der Briefkopf neu erstellt werden müsste.

Briefvorlagen lassen sich mit mehreren Programmen erstellen. Word ist eine Möglichkeit, alle anderen Textverarbeitungsprogramme eine weitere. Mit OpenOffice, einem kostenlosen Schreibprogramm können ebenso eigene Vorlagen erstellt werden. Briefkopf Vorlagen machen das immer wieder nötige Formatieren oder Anpassen des Layouts überflüssig. In Word können die Daten vom Briefkopf, die immer gleich sein sollen, in der Kopf- und Fußzeile hinterlegt werden. So besteht keine Gefahr, dass Zeilen vom Briefkopf verrutschen, selbst, wenn der Text etwas länger wird.

Im Briefkopf enthalten sein, sollte auf jeden Fall das Adressfeld für den Empfänger und ebenso für den Absender. Das Logo, eine E-Mail-Adresse oder Websiteadresse kann bei den Absenderdaten ebenfalls mit ergänzt werden. Das Layout über die Anordnung von Logo und Daten wie Web und Mail unterliegt den persönlichen Vorlieben. Auf diese Weise lässt sich die Briefpost mit einer ganz eigenen Note versehen. Dennoch sollte das Layout einmal festgelegt und dann so beibehalten werden.

Auf den Briefkopf gehören der Name und die vollständige Anschrift des Absenders. Dabei macht es erst mal keinen Unterschied, ob es sich um Privat- oder Geschäftspost handelt. Privatpersonen verwenden ihren Namen als Absender, bei der Geschäftspost bei Firmen sollte der jeweilige Ansprechpartner als Absender aufgeführt sein. Zusätzlich sollten Kontaktmöglichkeiten, wie Telefonnummer und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Website mit aufgeführt werden, um die Antwort zu erleichtern. Firmen können noch ihr Logo platzieren. Bei Geschäftspost in Firmen ist zudem auf die internen Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin zu achten. Das sind meist bestimmte Farben und Schriftarten, die dem Corporate Design unterliegen. Sie sollten in allen Dokumenten des Unternehmens einheitlich sein. Der Name des Absenders steht links- oder rechtsbündig, während in den nächsten Zeilen Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort folgen. Ergänzend können Telefonnummern und E-Mail-Adressen aufgeführt werden. In der Fußzeile können noch Daten wie Steuernummer oder Bankverbindung angegeben werden und noch einmal die komplette Absenderadresse.

Die Adresse des Empfängers sollte so angelegt sein, dass sie beim Falten vom Brief in ein Fensterkuvert passt. Sind die Kuverts zum Beschriften ohne Fenster, ist die Anordnung nicht zwingend nötig. Allerdings sollte dennoch immer auf die korrekte Formatierung geachtet werden, daher sollte der Empfänger nach dem gleichen Muster wie der Absender eingesetzt werden. So bleiben das festgelegte Design und der Wiedererkennungswert gewahrt.

Ort und Datum gehören noch mit auf den Briefkopf. Sie können rechtsbündig eingefügt werden oder in einer extra Zeile mit weiteren Vermerken wie Unsere Nachricht, Ihre Nachricht, Aktenzeichen, Datum. Beim Ort und Datum gehen die Meinungen etwas auseinander, ob die Punkte zum Briefkopf gehören oder schon zum Briefinhalt.

Es gibt für Geschäftsbriefe auch eine Norm, die als Orientierung dienen kann. Es handelt sich bei Geschäftsbriefen um die DIN Norm 5008.

Wer keine eigene Idee hat, wie er seinen Briefkopf gestalten kann, hat die Möglichkeit eine der Standardvorlagen aus Word zu nutzen und sie entsprechend an seine Anforderungen anzupassen. Die Briefe lassen sich ganz nach den eigenen Vorstellungen bearbeiten und machen das Erstellen eines Briefkopfes noch leichter.

Unsere virtuellen Assistentinnen können Ihnen dabei helfen, den perfekten Briefkopf zu gestalten und liefern Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die Erstellung.

Beitragsbild (c) jopix.de by fotolia

 

Wie kann eine zusätzliche Geschäftsadresse in einer anderen Stadt einem Unternehmen helfen?

Wie kann eine zusätzliche Geschäftsadresse in einer anderen Stadt einem Unternehmen helfen?

Büroräume kosten Geld. Doch nicht alle Unternehmen möchten eine Zweigniederlassung gründen oder haben das nötige Budget dafür. Sie haben aber viel in einer bestimmten Stadt zu tun oder sitzen im Ausland und benötigen eine deutsche Geschäftsadresse, dann kommt das so genannte Virtuelle Büro ins Spiel.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter für virtuelle Büros, die ein Unternehmer in Anspruch nehmen kann und dabei nur einen kleinen Teil der Kosten zahlt, die ihn ein angemietetes Büro kosten würde. Bei dieser Möglichkeit bekommt der Unternehmer einen Briefkasten eingerichtet, an den die Post geschickt wird. Diese Firmenadresse kann er für sein Unternehmen verwenden. Die Post wird an ihn weitergeleitet, an die Adresse, an die er die Post geschickt haben möchte.

Viele große Konferenzcenter bieten die Möglichkeit ein virtuelles Büro zu eröffnen, aber auch zahlreiche Büroservices haben diesen Punkt im Angebot. Die Virtuellen Büros befinden sich meist in repräsentativer Lage, der Unternehmer kann die Adresse wählen, die am besten zu seiner Firma passt. Sie sind meist in Business Centern untergebracht, in denen auch noch Meeting- oder Tagungsräume angemietet werden können. Büros für einen gewissen Zeitraum lassen sich ebenfalls mieten, das kann für einzelne Tage, Wochen oder Monate sein.

Besonders für Existenzgründer ist die Möglichkeit des Virtuellen Büros eine gute Sache. Es fällt keine Raummiete an und es müssen nicht die ganzen Büros mit Technik und Equipment ausgestattet werden. Noch dazu kann der Unternehmer beim Service der Geschäftsadresse über einen Büroservice auf viele weitere Dienstleistungen zurückgreifen wie einem Sekretariats- oder Telefondienst.