Die produktivsten Apps für Einzelunternehmer

Die produktivsten Apps für Einzelunternehmer

Einzelunternehmer oder auch Einzelkämpfer müssen sich jeden Tag aufs Neue vielen Aufgaben stellen. Nicht selten müssen sie auch noch organisatorische Probleme lösen. Mit einigen Apps können sie sich das Leben etwas vereinfachen. Und um noch flexibler zu sein und sich ganz auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren, haben sie mit einem Telefonservice wie phonea einen Partner, der ihnen den Rücken freihält. Es läuft kein Gespräch ins Leere und kein Kunde, ob Neu oder Bestand, wird verärgert. Um mit Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten, gibt es natürlich die Cloud oder Google Docs. Dabei stehen aber noch weitere Apps zur Auswahl, die kostenfrei oder für kleines Geld genutzt werden können.

Für die Aufgaben- und Projektverwaltung und auch die Teamarbeit gibt es Trello. Mit der App kann online gearbeitet werden. Dabei kann das ganze Projekt so erfasst werden, dass alles Wesentliche direkt zu sehen ist. Die Organisations- und Produktivitäts-Plattform ist universell für große und kleine Projekte einsetzbar. Sie arbeitet mit Trello-Boards, die zahlreiche Funktionen bieten.

Mit Evernote lässt es sich diskutieren und präsentieren. Es können Personen eingeladen werden, die Feedback abgeben können. Die App ist Notizverwaltung und Arbeitsplatz. Vom Schreiben, über Ideen sammeln, bis zum Diskutieren und der Präsentation auf dem Endgerät der Wahl ist alles möglich.

Wunderlist aus dem Hause Microsoft ist für das Führen und Gruppieren von beliebig vielen Listen geeignet. Dabei können Erinnerungen für Aufgaben eingerichtet werden, die anstehen, zudem Daten für Deadlines und Hashtags für alle Aufgaben. Wunderlist ist für eine Gebühr erhältlich und kann auf iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire und im Browser verwendet werden.

Toggl ist ein Zeiterfassungsprogramm mit dem sich Projekte erfassen lassen. Dabei wird zwischen Kunde und Projekt unterschieden. So lassen sich für jeden Kunden genau die aufgewendeten Zeiten ermitteln.

Bildnachweis: fotolia (c) Stockwerk-Fotodesign

 

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Warum Berufsbetreuer einen Telefonservice brauchen

Warum Berufsbetreuer einen Telefonservice brauchen

Berufsbetreuer üben in Deutschland rechtliche Betreuungen (§ 1896 ff. BGB) aus. Dabei handelt es sich um ein entgeltliches Gewerbe. Der Berufsbetreuer ist kein Ausbildungsberuf im eigentlichen Sinne.  Er hat sich in den letzten Jahren entwickelt und die Vormundschaft für Erwachsene abgelöst. Bis 1992 waren es in erster Linie Rechtsanwälte, die diesen Job übernahmen. Seit 1992 betätigen sich viele Menschen anderer Berufsgruppen als Berufsbetreuer. Oft sind es Sozialarbeiter/-pädagogen, Erzieher, Alten- und Krankenpfleger aber auch Kaufleute und Verwaltungsfachkräfte.  In Deutschland üben ca. 17.000 Berufsbetreuer den Job aus. Die meisten arbeiten selbständig, es gibt aber auch angestellte Vereinsbetreuer in Betreuungsvereinen oder bei der Behörde angestellte Behördenbetreuer. Deutschlandweit gibt es ungefähr 850 Betreuungsvereine.

Ein Büroservice kann Berufsbetreuer bei mehreren Aufgaben unterstützen. Die Belastung hängt immer vom jeweiligen Menschen ab, der betreut werden muss. Der Büroservice kann bei der Verwaltung der Betreuungsakten, bei Antragsstellung oder Leistungsanträgen unterstützen, gegenüber Behörden und Gerichten Bericht erstatten, Rechnungsstellung übernehmen sowie den Telefondienst. Letzterer wird durch eine Umleitung des Telefons auf die Leitung des Büroservice erreicht. Durch Übernahme der vielfältigen administrativen Aufgaben, kann sich der Berufsbetreuer ganz auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

Man kann nicht einfach als Berufsbetreuer arbeiten. Das Betreuungsgericht bestellt Betreuer nach dem § 1836 Abs. 1 BGB, § 1897 Abs. 6 BGB, § 1 ff. Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz – VBVG. Im Bestellungsbeschluss wird die Führung als beruflicher Betreuer eingetragen. Grundsätzlich sollte ein Betreuer mehr als zehn  Betreuungen führen, wenn er die Tätigkeit des Berufsbetreuers ausführen möchte. In der Regel kommt der Berufsbetreuer erst ins Spiel, wenn die unter Berücksichtigung der beruflichen Kenntnisse zu erwartende Schwierigkeit der Betreuung nicht von einem Ehrenamtlichen geleistet werden kann.

 

 

 

Telefonservice Abdeckung über die Weihnachtstage

Telefonservice Abdeckung über die Weihnachtstage

Viele Firmen brauchen auch über die Weihnachtstage eine ständige Erreichbarkeit für die Kunden und Geschäftspartner. Das gleiche kann für Rechtsanwälte, Einzelunternehmen oder mittelständische Betriebe gelten. Wenn allerdings nur das Telefon besetzt sein soll, ohne dass sonst viele Aufgaben bewältigt werden müssen, möchten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht zumuten an den Weihnachtstagen in die Firma zu kommen.

Ein Telefonservice ist eine perfekte Alternative, die hier beste Dienste leistet und aushilft. Die Anrufe werden im Firmennamen entgegengenommen, genau nach den gewünschten Vorgaben. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass potentielle Neukunden sowie bestehende Kunden durch schlechte Erreichbarkeit verärgert sind. Ungefähr 60 % aller Kunden nutzen auch im digitalen Zeitalter das Telefon noch sehr gerne. Die Kontaktaufnahme und Beratung kann so einfach persönlicher passieren. 63 % möchten jemanden erreichen, sie sprechen keine Nachricht auf den Anrufbeantworter, sondern rufen stattdessen ein anderes Unternehmen an. Mit einem Telefonservice lässt sich hier ein ganz klarer Wettbewerbsvorteil schaffen. Der Anrufer bemerkt dabei nicht einmal, dass er umgeleitet wird.

Die geschulten Mitarbeiter nehmen die Anrufe im Firmennamen entgegen und bearbeiten sie ganz nach den Wünschen des Unternehmens. Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit genau festzulegen wann der Telefonservice zum Einsatz kommen soll. Es steht auf Wunsch sogar eine 24-Stunden-Hotline zur Verfügung. Damit keine Informationen zu spät ankommen, werden direkt nach der Bearbeitung des Anrufs die wichtigen Informationen per E-Mail, Fax oder SMS weitergeleitet. Mit dem Telefonservice gehen an den Weihnachtstagen keine Anrufe und damit auch keine Neukunden verloren. Zudem kann Bestandskunden der gewohnt perfekte Service geboten werden.

 

Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Gründer und Freiberufler teilen sich beim Coworking ein Büro. Das hat mehrere Vorteile. Die Nutzung der Infrastruktur ist eine, die Möglichkeit zum Networken und von gemeinsamen Projekten eine andere. Zudem haben sie Gesellschaft die sie im Home Office nicht haben. Besonders frisch gebackene Gründer können von dem Erfahrungsaustausch profitieren.

Der Begriff Coworking existiert noch gar nicht so lange im täglichen Sprachgebrauch, genauso wie der flexible Arbeitsplatz selbst. Für Existenzgründer bietet sich die Möglichkeit aber gut an, da sie günstig, flexibel und produktiv ist. Coworking heißt, einen Schreibtisch oder ein ganzes Büro in einem Gemeinschaftsgebäude anzumieten. Dabei kann jeder selbst bestimmen wann und wie oft er diesen Arbeitsplatz benutzt. Im Gemeinschaftsgebäude ist neben dem Arbeitsplatz auch die nötige Infrastruktur vorhanden. Jeder Coworker ist rechtlich gesehen eigenständig. Das trifft auch auf alle anderen Aspekte zu. Damit kann er selbst entscheiden, ob er nur wenige Tage in der Woche oder im Monat in dem Büro verbringt. Es gibt dafür Monatstarife. Wer lieber öfter im Home Office bleiben möchte, sollte sich über Tagestarife informieren.

Zu der nötigen Infrastruktur gehören Drucker, Scanner, Telefon, ein Internetzugang, Strom und Wasser. Und natürlich der Arbeitsplatz selbst. Häufig werden auch weitere Dienstleistungen wie z.B. ein Telefonservice vom Dienstleister angeboten. Die Angebote der verschiedenen Anbieter können sich aber deutlich unterscheiden im Hinblick auf ergänzende Dinge, die in einem Büro nötig sind. Dazu gehören beispielsweise eine Küche, ein Besprechungsraum, der Reinigungsservice, ein Lounge Bereich oder Postfächer. Bei vielen Anbietern gibt es ein Basispaket zu dem einzelne Extras dazu gebucht werden können. Auf diese Weise kann sich jeder seinen Arbeitsplatz individuell gestalten. Dabei sollten jedoch die Kosten genau im Auge behalten werden. Nicht immer sind im ersten sichtbaren Preis auf der Website alle Leistungen enthalten.

Coworking ist für Selbstständige geeignet, die sich gerne mit Gleichgesinnten austauschen und nicht immer alleine im Home Office sitzen möchten. Besondere Vorteile gibt es in der Anfangsphase der Existenzgründung, wenn ein eigenes Büro zu teuer wäre. Je nach Standort ist Coworking vergleichsweise günstig. Der Gedankenaustausch mit den anderen Coworkern kann zudem sehr hilfreich sein. Besonders Gründungsneulinge können davon profitieren, wenn sie von gleichgesinnten Coworkern bei vielen Fragen Hilfe bekommen.

Der soziale Aspekt ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gespräche an der Kaffeemaschine haben schon zu manch neuer Geschäftsidee geführt und erfolgreiche Gründungen entstehen lassen. Besonders in der Anfangsphase und für Menschen, die nicht für das Home Office gemacht sind, ein eigenes Büro aber nicht lohnenswert ist, ist Coworking geeignet. Die Möglichkeit zum Coworking gibt es nahezu in jeder größeren Stadt.

Das Coworking hat klare Vorteile. Die Nutzung kann stündlich, täglich oder monatlich erfolgen, wobei nur die tatsächliche Nutzung bezahlt wird. Die Gesellschaft von anderen und die daraus entstehende Inspiration und Motivation sind nicht zu unterschätzen. Neben der Möglichkeit für gemeinsame Projekte gibt es die Möglichkeit ein gemeinsames Netzwerk aufzubauen. Normalerweise sind Coworking-Büros sehr flexibel in der Kündigung. Ein weiterer Vorteil sind mögliche Kontakte zu ansässigen Unternehmen, mit denen sonst vielleicht kein Kontakt zustande käme.

Ein paar wenige Nachteile gibt es jedoch auch. Das Platzangebot ist recht begrenzt und in kleinen Städten gibt es nicht viele Angebote. Beim Coworking ist ein hohes Maß an Kommunikation und Absprache nötig, in aller Stille arbeiten geht beim Coworking kaum. Und das Coworking verursacht im Gegensatz zum Home Office Kosten.

 

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Hier gibt es Teil 2 unseres HowTo’s zum Thema Existenzgründung. Teil 1 findet hier…

Wie hoch das Kapital ausfallen muss, kommt auf das Vorhaben an. Wird Material benötigt, die Ausstattung für das Büro, vielleicht ein Warenlager, Kaution für die Miete, Umbaumaßnahmen, etc. Rücklagen für die Anlaufphase sind nötig. Diese kann unter Umständen mehrere Monate dauern und muss finanziell überbrückt werden. Wie hoch sind die laufenden Kosten? Dabei dürfen die monatlichen Lebenshaltungskosten nicht außer Acht gelassen werden. Eine realistische Einschätzung, ob die Einnahmen aus Ihrer beruflichen Selbständigkeit reichen, die privaten und betrieblichen Kosten zu decken schützt vor bösen Überraschungen und dem möglichen finanziellen Ruin.

Wenn feststeht wie viel Geld für den Start nötig ist, ist zu klären wie hoch ist das Eigenkapital, das aufgebracht werden kann. Besteht die Möglichkeit sich privat Geld zu leihen? Ein Gesellschafter, der sich am Unternehmen beteiligt wäre auch eine Überlegung. Ein Vergleich der Kreditkonditionen bei Banken und Sparkassen sollte vor dem Abschluss angestellt werden. Dabei sind Förderprogramme für Existenzgründer, die der Bund und die Bundesländer zur Verfügung stellen, zu berücksichtigen. Wichtig ist die Entwicklung von einem Finanzierungsplan. Alle Förderprogramme, die der Bund, die Länder und die EU bieten, sind in der Förderdatenbank des Bundes zu finden.

Der Start für das Vorhaben fällt mit der Anmeldung beim Gewerbeamt als Selbstständiger oder Freiberufler und der Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Es ist vorab hilfreich bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu fragen, ob weitere Formalitäten erledigt werden müssen. Von der kommunalen Wirtschaftsförderung oder Gründerinitiative gibt es Serviceangebote, die gut zu nutzen sind. Werden besondere Voraussetzungen, Nachweise, behördliche Zulassungen oder Genehmigungen benötigt? Die Fragen beantwortet der Behördenwegweiser, der zu den zuständigen Behörden vor Ort führt.

Liegt die Steuernummer vor, können Rechnungen gestellt werden, womit der Grundstein zum Geld verdienen gelegt ist. Kurz nach der Gründung schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Angaben zur Rechtsform und den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen sind die Basis für die Berechnung vom Finanzamt für die ersten Steuerforderungen. Die Pflicht gegenüber dem Finanzamt sollte von Anfang bewusst und verinnerlicht sein. Am besten hilft ein Steuerberater, welche steuerlichen Pflichten, Buchführung und Jahresabschluss nötig sind.

Es gibt keine Versicherung für das unternehmerische Risiko, aber eine Einschränkung. Die erste ist ein gut durchdachter Businessplan, die zweite sind Versicherungen. Sie können für betriebliche Risiken wie Einbruch, Feuer, Maschinenschaden oder Fahrlässigkeit abgeschlossen werden, die greifen wenn Haftungsansprüche aus den Risiken entstehen. Ganz wichtig ist die persönliche Vorsorge. Beruflich Selbstständige können auf verschiedene Arten für Arbeitslosigkeit, Alter, Krankheit und Unfall vorsorgen. Die Krankenkasse ist zu informieren, unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit bei der Agentur für Arbeit eine Arbeitslosenversicherung für Selbständige abzuschließen. Bezüglich der Altersvorsorge ist die Deutschen Rentenversicherung ein möglicher Ansprechpartner sowie die Verbraucherzentrale des eigenen Bundeslandes oder die Stiftung Warentest.

Wer ein Unternehmen startet, sieht sich neuen Aufgaben gegenüber. Geeignete Informations- und Beratungsangebote sollten daher weiterhin genutzt werden. Informationsdefizite gilt es zu vermeiden, da sie das Start-up schnell zum Kippen bringen können. Hilfestellung bietet auch die Beratungsförderung des Bundes.

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Viele haben den Wunsch ihr eigener Chef zu sein. Die eigenen Ideen umsetzen, sich den Traum vom eigenen Erfolg zu erfüllen. Es sollte sich jedoch keiner unüberlegt in die Selbstständigkeit stürzen. Eine gute Planung ist wichtig, um seine Selbstständigkeit nicht direkt wieder aufgeben zu müssen.

Im ersten Schritt sollte jeder für sich überlegen und sich vorstellen, was es heißt selbstständig zu sein und wie der Alltag einer Unternehmerin bzw. eines Unternehmers ist. Dazu sollten Gespräche mit Selbstständigen geführt, Interviews oder Biographien mit Unternehmern gelesen werden. Die Absprache mit der Familie ist zwingend erforderlich, da das Vorhaben von der familiären Seite Unterstützung benötigt. Wichtig ist zu prüfen, über welche fachlichen und kaufmännischen Kenntnisse derjenige verfügt, der sich selbstständig machen möchte. Dabei helfen verschiedene Gründertests, die es in Portalen für Existenzgründer gibt. Eine weitere Überlegung ist, ob eine Neugründung oder vielleicht eine Unternehmensnachfolge die bessere Wahl wäre.

Eine gute Geschäftsidee ist die Grundlage für jede unternehmerische Karriere. Die notwendigen Fähigkeiten, die geplante Geschäftsidee in die Tat umzusetzen, müssen allerdings auch vorhanden sein. Eine Analyse ist wichtig, die beinhaltet, welche Wettbewerber da sind und welche möglichen Kunden. Bietet ein Konkurrent bereits ähnliches an? Wie hebt sich das eigene Angebot von dem der Wettbewerber ab? Und was, wenn eine wirklich gute Geschäftsidee fehlt? Vielleicht wäre eine Übernahme eines bestehenden Geschäfts eine Möglichkeit. Daraus können sich viele Vorteile ergeben. Die Möglichkeit über ein Franchise-Unternehmen wäre eventuell auch denkbar, das als Lizenz-Unternehmer geführt werden könnte.

Wissen ist Macht! Dieser Spruch ist für Gründer enorm wichtig, denn je mehr der Gründer weiß, desto besser wird die Gründung von Erfolg gekrönt sein. Der zukünftige Unternehmer sollte sich erkundigen, ob es in seiner Region eine Gründungsinitiative gibt. Sehr hilfreich sind Gründungsseminare bei der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder einem Verband, dem der Gründer angehört. Berater der Kammer oder des Berufs- bzw. Branchenverbandes, freie Unternehmensberater oder andere Fachleute mit Kompetenz sollten um Hilfe gebeten werden. Dazu ist zu klären, welche Fragen der Hilfestellung bedürfen und wer dabei weiterhelfen kann. Worauf ist beim Abschluss von Beraterverträgen zu achten? Die Information über die Beratungsförderung des eigenen Bundeslandes sollte ebenfalls nicht fehlen.  

Der Zufall sollte nicht die Umsetzung der Idee in die Tat bestimmen. Eine gute Planung ist unerlässlich, daher sollte der Gründer selbst seinen Businessplan erstellen. Das ist der einzige Weg, Wissen und Sicherheit zu erreichen, die für den erfolgreichen Unternehmensstart wichtig sind. Zuerst wird die Geschäftsidee oder das Vorhaben erläutert. Dabei müssen die eigenen fachlichen und kaufmännischen Qualifikationen festgestellt werden. Es folgt die Beschreibung vom Produkt oder der Dienstleistung, danach die zukünftigen Kunden und der Wettbewerb. Dann den Standort beschreiben und eine eventuelle Personalplanung erläutern. Im nächsten Schritt erfolgt die Überlegung zum Preis des Produktes oder der Dienstleistung. Sollen Vertriebspartner genutzt werden und wenn ja, welche? Welche Kommunikations- und Werbemaßnahmen sollen genutzt werden? Auf welche Rechtsform ist die Wahl gefallen? Welche Chancen und Risiken stehen dem Vorhaben gegenüber? Wie hoch muss das Kapital sein und wie kann es gedeckt werden?

Der nächste Teil hierzu wird in wenigen hier öffentlich sein… bleibt uns also gewogen 🙂