Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 1/2

Viele haben den Wunsch ihr eigener Chef zu sein. Die eigenen Ideen umsetzen, sich den Traum vom eigenen Erfolg zu erfüllen. Es sollte sich jedoch keiner unüberlegt in die Selbstständigkeit stürzen. Eine gute Planung ist wichtig, um seine Selbstständigkeit nicht direkt wieder aufgeben zu müssen.

Im ersten Schritt sollte jeder für sich überlegen und sich vorstellen, was es heißt selbstständig zu sein und wie der Alltag einer Unternehmerin bzw. eines Unternehmers ist. Dazu sollten Gespräche mit Selbstständigen geführt, Interviews oder Biographien mit Unternehmern gelesen werden. Die Absprache mit der Familie ist zwingend erforderlich, da das Vorhaben von der familiären Seite Unterstützung benötigt. Wichtig ist zu prüfen, über welche fachlichen und kaufmännischen Kenntnisse derjenige verfügt, der sich selbstständig machen möchte. Dabei helfen verschiedene Gründertests, die es in Portalen für Existenzgründer gibt. Eine weitere Überlegung ist, ob eine Neugründung oder vielleicht eine Unternehmensnachfolge die bessere Wahl wäre.

Eine gute Geschäftsidee ist die Grundlage für jede unternehmerische Karriere. Die notwendigen Fähigkeiten, die geplante Geschäftsidee in die Tat umzusetzen, müssen allerdings auch vorhanden sein. Eine Analyse ist wichtig, die beinhaltet, welche Wettbewerber da sind und welche möglichen Kunden. Bietet ein Konkurrent bereits ähnliches an? Wie hebt sich das eigene Angebot von dem der Wettbewerber ab? Und was, wenn eine wirklich gute Geschäftsidee fehlt? Vielleicht wäre eine Übernahme eines bestehenden Geschäfts eine Möglichkeit. Daraus können sich viele Vorteile ergeben. Die Möglichkeit über ein Franchise-Unternehmen wäre eventuell auch denkbar, das als Lizenz-Unternehmer geführt werden könnte.

Wissen ist Macht! Dieser Spruch ist für Gründer enorm wichtig, denn je mehr der Gründer weiß, desto besser wird die Gründung von Erfolg gekrönt sein. Der zukünftige Unternehmer sollte sich erkundigen, ob es in seiner Region eine Gründungsinitiative gibt. Sehr hilfreich sind Gründungsseminare bei der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder einem Verband, dem der Gründer angehört. Berater der Kammer oder des Berufs- bzw. Branchenverbandes, freie Unternehmensberater oder andere Fachleute mit Kompetenz sollten um Hilfe gebeten werden. Dazu ist zu klären, welche Fragen der Hilfestellung bedürfen und wer dabei weiterhelfen kann. Worauf ist beim Abschluss von Beraterverträgen zu achten? Die Information über die Beratungsförderung des eigenen Bundeslandes sollte ebenfalls nicht fehlen.  

Der Zufall sollte nicht die Umsetzung der Idee in die Tat bestimmen. Eine gute Planung ist unerlässlich, daher sollte der Gründer selbst seinen Businessplan erstellen. Das ist der einzige Weg, Wissen und Sicherheit zu erreichen, die für den erfolgreichen Unternehmensstart wichtig sind. Zuerst wird die Geschäftsidee oder das Vorhaben erläutert. Dabei müssen die eigenen fachlichen und kaufmännischen Qualifikationen festgestellt werden. Es folgt die Beschreibung vom Produkt oder der Dienstleistung, danach die zukünftigen Kunden und der Wettbewerb. Dann den Standort beschreiben und eine eventuelle Personalplanung erläutern. Im nächsten Schritt erfolgt die Überlegung zum Preis des Produktes oder der Dienstleistung. Sollen Vertriebspartner genutzt werden und wenn ja, welche? Welche Kommunikations- und Werbemaßnahmen sollen genutzt werden? Auf welche Rechtsform ist die Wahl gefallen? Welche Chancen und Risiken stehen dem Vorhaben gegenüber? Wie hoch muss das Kapital sein und wie kann es gedeckt werden?

Der nächste Teil hierzu wird in wenigen hier öffentlich sein… bleibt uns also gewogen 🙂

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Glossar: Anrufnotiz

Glossar: Anrufnotiz

Für Kunden und Geschäftspartner ist es sehr ärgerlich, wenn Sie vergeblich versuchen jemanden zu erreichen. Auf diese Weise können wertvolle Aufträge verloren gehen und es kann zu Spannungen in der Zusammenarbeit kommen. Um stets erreichbar zu sein, ist ein Telefonservice die richtige Anlaufstelle. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine ständige Erreichbarkeit und verlieren keine Anrufe oder Bestellungen.

Anrufnotizen oder Telefonnotizen werden von den geschulten phonea Mitarbeitern zuverlässig und genau aufgenommen, wenn Sie selbst den Anruf nicht entgegen nehmen können. In den Notizen werden Name und Kontaktdaten des Anrufers sowie sein Anliegen aufgenommen. Wenn Sie keine Assistentin oder Sekretärin haben, sind Sie in diesem Fall mit phonea bestens beraten. Kompetente und freundliche phonea Mitarbeiter nehmen alle wichtigen Daten auf, womit Ihnen lästiges Nachfragen erspart wird. Sie können dabei im Vorfeld festlegen, welche Daten für Sie wichtig sind und unbedingt abgefragt werden soll. Natürlich melden sich die Mitarbeiter mit Ihrem Firmennamen, wenn Sie das Gespräch annehmen. Sie geben freundlich Auskunft und kümmern sich sorgfältig um das Anliegen des Anrufers. Sie bekommen zu jedem Telefonat die Anrufnotizen je nach Wunsch per E-Mail, SMS oder Fax zugesendet. Dabei bietet Ihnen phonea nicht nur eine telefonische Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, sondern bei Bedarf im 24-Stunden-Service.

Kaum zu glauben… 12 Jahre phonea

Kaum zu glauben… 12 Jahre phonea

Vor zwölf Jahren hatte keiner von uns Beiden daran gedacht, dass das Konzept so einschlagen würde. Den phonea Telefonservice gibt es nun seit dem 01.07.2004. Seither haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Kunden verbal den Rücken frei zu halten.

Ursprünglich mit einem kleinen Team von drei Mitarbeiterinnen gestartet, haben wir uns über jeden Anruf gefreut, wie die Schneekönige. Nun, zwölf Jahre später freuen wir uns immer noch über jeden Anruf… allerdings professioneller und mit einem völlig veränderten Qualitätsniveau und Verständnis für die Bedürfnisse unserer Kunden.

Aber die Marke „phonea“ hat es nicht von Anfang an gegeben. Gestartet sind wir unter der Firmierung [G&S]-Büroservice GbR. Der Zuspruch war von Anfang an sehr gut. Mit den sich aufbauenden Ich-AGs, die nach dem Ende der staatlichen Förderung wieder vom Markt verschwanden, sahen wir uns allerdings gezwungen, eine Namensänderung vorzunehmen. Schweren Herzens haben wir uns dann von unserem liebgewonnenen Namen getrennt und die Marke „phonea“ gegründet.

Das Wachstum ist zum Glück ununterbrochen stetig weitergegangen. So konnten wir einige neue Funktionen, Projekte und Strategien innerhalb unserer neu geschaffenen Marke unterbringen. Neben dem virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) haben wir auch eine Whitelabel Schnittstelle geschaffen.

Wir möchten uns an dieser Stelle herzlichst bei unseren Kunden, Geschäftspartnern und vor allem auch bei unseren Mitarbeiterinnen bedanken, die uns solange die Treue gehalten haben. Wir blicken frohen Mutes in die Zukunft und freuen uns auf noch so viele weitere spannende Projekte und Aufgaben.

Diesen Monat feiern wir Geburtstag und Ihr bekommt die Geschenke 🙂

Also, Aufmerksam unseren Blog und unsere Fanpage auf Facebook verfolgen. Das eine oder andere Gewinnspiel wird sicherlich noch hier veröffentlicht werden.

In diesem Sinne, bleibt uns gewogen….

Ingo Gummersbach & Jörg Schiffler

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Der richtige Briefkopf, was enthalten sein muss und was überflüssig ist.

Eine Briefkopf Vorlage ist eine praktische Sache. Die Post schaut immer gleich aus und das mühselige Zusammenbasteln eines Briefes bleibt erspart. Vorlagen lassen sich leicht als Vorlagendatei speichern, sodass sie immer schnell wieder greifbar sind. Briefkopfvorlagen sind für die private Post genauso nutzbar wie für die geschäftliche. Ein ordentlicher Briefkopf auf den Dokumenten macht etwas her und wirkt professionell. Umso besser, wenn die Dokumente dann auch noch immer gleich aussehen, denn das hat einen Wiedererkennungswert, was besonders für Firmen interessant ist.

Eine Briefkopf Vorlage zu erstellen ist gar nicht so schwer, wie vielleicht manche denken. Praktisch ist, dass die Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden kann. Damit ist ein einheitliches Bild für die gesamte Briefpost gegeben, ohne dass immer wieder der Briefkopf neu erstellt werden müsste.

Briefvorlagen lassen sich mit mehreren Programmen erstellen. Word ist eine Möglichkeit, alle anderen Textverarbeitungsprogramme eine weitere. Mit OpenOffice, einem kostenlosen Schreibprogramm können ebenso eigene Vorlagen erstellt werden. Briefkopf Vorlagen machen das immer wieder nötige Formatieren oder Anpassen des Layouts überflüssig. In Word können die Daten vom Briefkopf, die immer gleich sein sollen, in der Kopf- und Fußzeile hinterlegt werden. So besteht keine Gefahr, dass Zeilen vom Briefkopf verrutschen, selbst, wenn der Text etwas länger wird.

Im Briefkopf enthalten sein, sollte auf jeden Fall das Adressfeld für den Empfänger und ebenso für den Absender. Das Logo, eine E-Mail-Adresse oder Websiteadresse kann bei den Absenderdaten ebenfalls mit ergänzt werden. Das Layout über die Anordnung von Logo und Daten wie Web und Mail unterliegt den persönlichen Vorlieben. Auf diese Weise lässt sich die Briefpost mit einer ganz eigenen Note versehen. Dennoch sollte das Layout einmal festgelegt und dann so beibehalten werden.

Auf den Briefkopf gehören der Name und die vollständige Anschrift des Absenders. Dabei macht es erst mal keinen Unterschied, ob es sich um Privat- oder Geschäftspost handelt. Privatpersonen verwenden ihren Namen als Absender, bei der Geschäftspost bei Firmen sollte der jeweilige Ansprechpartner als Absender aufgeführt sein. Zusätzlich sollten Kontaktmöglichkeiten, wie Telefonnummer und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Website mit aufgeführt werden, um die Antwort zu erleichtern. Firmen können noch ihr Logo platzieren. Bei Geschäftspost in Firmen ist zudem auf die internen Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin zu achten. Das sind meist bestimmte Farben und Schriftarten, die dem Corporate Design unterliegen. Sie sollten in allen Dokumenten des Unternehmens einheitlich sein. Der Name des Absenders steht links- oder rechtsbündig, während in den nächsten Zeilen Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort folgen. Ergänzend können Telefonnummern und E-Mail-Adressen aufgeführt werden. In der Fußzeile können noch Daten wie Steuernummer oder Bankverbindung angegeben werden und noch einmal die komplette Absenderadresse.

Die Adresse des Empfängers sollte so angelegt sein, dass sie beim Falten vom Brief in ein Fensterkuvert passt. Sind die Kuverts zum Beschriften ohne Fenster, ist die Anordnung nicht zwingend nötig. Allerdings sollte dennoch immer auf die korrekte Formatierung geachtet werden, daher sollte der Empfänger nach dem gleichen Muster wie der Absender eingesetzt werden. So bleiben das festgelegte Design und der Wiedererkennungswert gewahrt.

Ort und Datum gehören noch mit auf den Briefkopf. Sie können rechtsbündig eingefügt werden oder in einer extra Zeile mit weiteren Vermerken wie Unsere Nachricht, Ihre Nachricht, Aktenzeichen, Datum. Beim Ort und Datum gehen die Meinungen etwas auseinander, ob die Punkte zum Briefkopf gehören oder schon zum Briefinhalt.

Es gibt für Geschäftsbriefe auch eine Norm, die als Orientierung dienen kann. Es handelt sich bei Geschäftsbriefen um die DIN Norm 5008.

Wer keine eigene Idee hat, wie er seinen Briefkopf gestalten kann, hat die Möglichkeit eine der Standardvorlagen aus Word zu nutzen und sie entsprechend an seine Anforderungen anzupassen. Die Briefe lassen sich ganz nach den eigenen Vorstellungen bearbeiten und machen das Erstellen eines Briefkopfes noch leichter.

Unsere virtuellen Assistentinnen können Ihnen dabei helfen, den perfekten Briefkopf zu gestalten und liefern Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die Erstellung.

Beitragsbild (c) jopix.de by fotolia

 

24 Std. Hotline

24 Std. Hotline

GLOSSAR: Bei dem 24 Stunden Service oder der 24h-Hotline handelt es sich um einen telefonischen Auskunfts-oder Beratungsservice, der rund um die Uhr erreichbar ist. Dabei nimmt die Hotline Aufträge entgegen oder gibt Auskünfte und bietet Beratungen zu den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens.

Wie der Name 24 Stunden Service schon sagt, ist die Hotline an 365 Tagen im Jahr zu 24 Stunden rund um die Uhr erreichbar. Oftmals übernehmen Call Center diesen Service. Bei phonea haben Sie ebenfalls die Möglichkeit den 24 Stunden Service zu buchen, wenn die üblichen Bürozeiten einmal nicht ausreichen sollten. Dabei übernehmen die freundlichen und kompetenten Mitarbeiter genau die Aufgaben, die mit Ihnen vereinbart sind. Das funktioniert ganz einfach über eine Rufumleitung, die Sie auf Ihrem Telefon einrichten. Auch ein Helpdesk bei technischen Problemen ist möglich, beispielsweise für einen Hausmeisternotdienst. Bemerkt ein Mieter einen Wasserschaden in seiner Wohnung am späten Abend, kann er nicht bis zum nächsten Tag warten, um den Hausmeister zu rufen.

Eine Notfallnummer in dem Fall wird dann zum phonea 24 Stunden Service umgeleitet. Die Mitarbeiter sortieren die Anrufe nach Dringlichkeit und leiten sie zum richten Ansprechpartner weiter. Für den Hausmeister hat das den Vorteil, nicht bei jeder Kleinigkeit angerufen zu werden, besonders wenn er für manche Fälle gar nicht zuständig ist. Die Mieter haben den Vorteil, einen kompetenten Ansprechpartner am Telefon zu haben, der sie mit der richtigen Auskunft berät oder den richtigen Ansprechpartner vermittelt.

Hirn zum Körper: „Ich bin dann mal weg!“… Der Burnout, seine Folgen und die typischen Anzeichen

Hirn zum Körper: „Ich bin dann mal weg!“… Der Burnout, seine Folgen und die typischen Anzeichen

Unter Burnout wird ein Gefühl der Erschöpfung beschrieben, umgangssprachlich auch „Ausgebrannt sein“. Eine Überlastung in Arbeit und Alltag ist der Grund, die sich in höherem Stress, mit Krankheiten oder körperlichen Symptomen des Burnouts sowie Schlaflosigkeit zeigt.

Dinge, die früher als schön empfunden wurden, sind jetzt nur mit Zwang und dem Gefühl mühsamer Pflicht zu erfüllen. Anzeichen für Depressionen stellen sich ein, die aus dem Umstand herrühren, ständig Stress in der Arbeit zu haben und das Gefühl, selbst für einfache Tätigkeiten nicht mehr leistungsfähig genug zu sein.

Ein Burnout stellt im medizinischen Sinne keine Krankheit dar, vielmehr ist es eine Ansammlung verschiedener Anzeichen und Symptome. Erfahrene Mediziner oder Therapeuten erkennen sie in ihrer Gesamtheit und stufen sie als Burnout ein. Patienten, die wegen einem Burnout zum Arzt gehen, klagen oft über Erschöpfung bei Dauerbelastung und dem Gefühl über ihre Ressourcen hinaus beansprucht zu sein.

Eine zunehmende Belastung im Beruf und im Alltag kombiniert mit der einhergehenden Sorge vor Krankheit, dazu Stress und ein hohes Engagement können zur Frustration führen, was weiteren Stress verursacht. Kommen dann noch andere Ursachen dazu, kann das zu einer Erhöhung des Risikos für einen Burnout führen, der eventuell behandelt werden muss.

Wer sich ausgebrannt fühlt, leidet möglicherweise noch nicht unter einem Burnout, das Bedürfnis nach Ruhe oder Urlaub sollte er aber auf jeden ernst nehmen. Um ernsthafte Störungen und psychosomatische Krankheiten gar nicht erst entstehen zu lassen, sollte direkt eine ausführliche Ursachenforschung erfolgen.

ICD kommt aus dem Englischen und steht für International Statistical Classification of Disaeses and Related Health Problems. Die Weltgesundheitsorganisation WHO hat in ihrem international anerkannten Handbuch und Klassifikationssystem für medizinische Diagnosen das Burnout nach ICD klassifiziert und beschreibt damit ein “Problem der Lebensbewältigung”. Die Symptome sind verschieden, verändern sich teilweise und treten unterschiedlich stark auf, daher ist es sowohl für den Betroffenen als auch den Mediziner oft nicht einfach, eine eindeutige und gut abgegrenzte Diagnose zu stellen.

Psychische Burnout Symptome auf emotionaler Ebene gehen mit Gefühlen des Versagens, Ärgers und Widerwillens, Schuldgefühlen, Entmutigung und Gleichgültigkeit, Frustration und Stimmungsschwankungen einher. Dazu können großer Widerstand täglich zur Arbeit zu gehen und Misstrauen sowie paranoide Vorstellungen kommen.

Psychische Burnout Symptome auf kognitiver Ebene können Rigidität im Denken und Widerstand gegen Veränderungen, Projektionen oder Konzentrationsstörungen sein. Psychische Burnout Symptome auf motorischer Ebene können nervöse Ticks wie Nägel kauen oder Aufkratzen sowie Verspannungen sein.

Physische Burnout Symptome in Form von psychosomatischen Beschwerden können das tägliche Gefühl von Müdigkeit und Erschöpfung (Neurasthenie) und das chronische Müdigkeitssyndrom (CFS) mit sich bringen. Dazu können das chemische Hypersensivitätssyndrom (MCS), große Müdigkeit nach dem Arbeiten, Schlafstörungen und sexuelle Probleme kommen.

Physische Burnout Symptome in Form von Erkrankungen können sich in häufigen Erkältungen und Grippeanzeichen, oft Kopfschmerzen, mehrfachem Schwindelgefühl, wiederholten Rückenschmerzen und Magen-Darm-Beschwerden äußern.

Physische Burnout Symptome in Form von physiologischen Reaktionen zeigen sich in erhöhtem Herzschlag, erhöhter Pulsfrequenz und erhöhtem Cholesterinspiegel.

Burnout Symptome auf der Verhaltensebene bzw. individuelle Verhaltensweisen können sich in exzessivem Drogengebrauch, Tabakgenuss, Alkoholkonsum und/oder Kaffeekonsum, erhöhter Aggressivität und unregelmäßiger oder exzessiver Nahrungsaufnahme zeigen.

Burnout Symptome auf der Verhaltensebene und das Verhalten auf der Arbeit kann durch häufiges Fehlen am Arbeitsplatz und längere Pausen auffallen. Dazu kommen verminderte Effizienz und häufiges Zuspätkommen zur Arbeit oder zu Terminen.

Soziale Symptome können sich ebenfalls bemerkbar machen. Im Umgang mit Klienten kann sich das durch Verlust von positiven Gefühlen den Klienten gegenüber, der Unfähigkeit sich auf Klienten zu konzentrieren oder ihnen zuzuhören, dem Widerstand gegen Anrufe und Besuche von Klienten und dem Verschieben von Klienten Kontakten zeigen. Kollegen gegenüber zeigt sich der Betroffene oft isoliert und zieht sich zurück und vermeidet die Arbeitsdiskussionen mit Kollegen. Außerhalb der Arbeit bringt es oft Ehe- und Familienprobleme sowie Einsamkeit mit sich.

Betroffene, die die ersten Anzeichen wahrnehmen, die auf einen Burnout hindeuten, sollten sich schnellstmöglich Hilfe suchen.

 

Beitragsbild: © Kaspars Grinvalds by Fotolia

Wie kann eine zusätzliche Geschäftsadresse in einer anderen Stadt einem Unternehmen helfen?

Wie kann eine zusätzliche Geschäftsadresse in einer anderen Stadt einem Unternehmen helfen?

Büroräume kosten Geld. Doch nicht alle Unternehmen möchten eine Zweigniederlassung gründen oder haben das nötige Budget dafür. Sie haben aber viel in einer bestimmten Stadt zu tun oder sitzen im Ausland und benötigen eine deutsche Geschäftsadresse, dann kommt das so genannte Virtuelle Büro ins Spiel.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter für virtuelle Büros, die ein Unternehmer in Anspruch nehmen kann und dabei nur einen kleinen Teil der Kosten zahlt, die ihn ein angemietetes Büro kosten würde. Bei dieser Möglichkeit bekommt der Unternehmer einen Briefkasten eingerichtet, an den die Post geschickt wird. Diese Firmenadresse kann er für sein Unternehmen verwenden. Die Post wird an ihn weitergeleitet, an die Adresse, an die er die Post geschickt haben möchte.

Viele große Konferenzcenter bieten die Möglichkeit ein virtuelles Büro zu eröffnen, aber auch zahlreiche Büroservices haben diesen Punkt im Angebot. Die Virtuellen Büros befinden sich meist in repräsentativer Lage, der Unternehmer kann die Adresse wählen, die am besten zu seiner Firma passt. Sie sind meist in Business Centern untergebracht, in denen auch noch Meeting- oder Tagungsräume angemietet werden können. Büros für einen gewissen Zeitraum lassen sich ebenfalls mieten, das kann für einzelne Tage, Wochen oder Monate sein.

Besonders für Existenzgründer ist die Möglichkeit des Virtuellen Büros eine gute Sache. Es fällt keine Raummiete an und es müssen nicht die ganzen Büros mit Technik und Equipment ausgestattet werden. Noch dazu kann der Unternehmer beim Service der Geschäftsadresse über einen Büroservice auf viele weitere Dienstleistungen zurückgreifen wie einem Sekretariats- oder Telefondienst.