Eine professionelle Geschäftsadresse kann einem Existenzgründer helfen

Eine professionelle Geschäftsadresse kann einem Existenzgründer helfen

Sich selbstständig zu machen bedeutet zum einem, dass viel Geld benötigt wird und zum anderen, dass es nicht sicher ist, wo der Weg hingeht. Langfristig Büroräume anzumieten kann da schnell zu einem Problem werden. Die Alternative ist daher eine flexible und günstige Lösung von einem Anbieter für Büroservice.

Besonders für Existenzgründer und kleine Unternehmen bedeutet eine langfristige Anmietung von Büroräumen große Unsicherheiten. Es gibt diverse Anbieter, die genau dafür flexible Lösungen entwickelt haben. Die sogenannten Business Center bieten die Möglichkeit flexibel zu agieren, was besonders für Existenzgründer interessant ist. Möchten die frisch gebackenen Selbstständigen lieber im Home-office arbeiten, haben sie durch den Service zumindest eine repräsentative Geschäftsadresse.

Der Büroservice in einem Business Center bietet einige Vorteile. Die Kosten für Büroräume, Equipment und Technik bleiben zu Beginn der Existenzgründung in geringem Maße. Dazu werden von den Business Centern viele Dienstleistungen rund um den flexiblen Arbeitsplatz angeboten. Die Anmietung von Büroräumen auf Zeit ist möglich, meist schon für einzelne Tage. Zu den Räumen bieten die Center die Einrichtung, ein Office Management, Sekretariatsservice und Bewirtungsmöglichkeiten. Das virtuelle Büro kann als Geschäftsadresse genutzt werden mit einem Postfach, das der Existenzgründer nutzen kann. Dazu kommen ein Telefonservice und die Möglichkeit – auch kurzfristig – Konferenz- und Seminarräume buchen zu können. Der Telefonservice übernimmt eingehende Anrufe in Urlaubszeiten oder während der Besprechungen. Dabei kann der Kunde entscheiden welche Anrufe zu ihm weitergeleitet werden.

Durch die Anmietung in Business Centern lässt sich einiges an Kosten sparen. Eine Studie hat gezeigt, dass die Anmietung von bis zu 20 Arbeitsplätzen in einem Business Center günstiger ist als klassische Büroraumvermieter. Die Mietverträge sind im Hinblick auf Fläche und Zeit flexibel. Besonders für Existenzgründer wird damit das Fixkostenrisiko ausgeschlossen, dass sie bei langfristigen Anmietungen von Büroräumen hätten. Werden mehr Büros benötigt, stellt das meist kein Problem dar und ist schnell und einfach realisierbar.

Existenzgründer haben einen besonderen Vorteil in der Zusammenarbeit mit einem Anbieter für Büroservice, da sie durch den schnellen und flexiblen Aufbau von einem flexiblen Büro sofort in den Markt eintreten können. Die Geschäftsadresse bieten Immobilien in Top-Lagen, dabei können sämtliche Kosten für die Büroanmietung sicher und überschaubar geplant werden.

Existenzgründer haben weitere Vorteile gegenüber einer klassischen Büroanmietung, in der sie sich als Mieter selbst um alles kümmern müssten. Die erforderliche Technik ist in den meisten Fällen im Bürocenter schon vorhanden. Dazu gehören Computer, Beamer, Telefonanschlüsse, Kopierer, Büromöbel und diverse Präsentationstechnik. Durch den Telefon- und Sekretariatsservice lassen sich Kosten sparen und in Urlaubzeiten oder bei Krankheit vom Personal braucht sich der Mieter keine Gedanken machen oder sich um Ersatz kümmern. Sehr vorteilhaft ist die Möglichkeit mit anderen Nutzern des Büros auf Zeit Kontakte zu knüpfen.

Ein paar Nachteile gibt es allerdings für das Büro auf Zeit auch. Die Mieter können in den meisten Fällen nur wenig bis gar nicht Einfluss nehmen auf die Büroeinrichtung. Zudem kann es zu Ruhestörungen durch andere Mieter kommen, was besonders bei großen Bürokomplexen entstehen kann.

An die Nutzungsrechte und Hausordnung des Anbieters für Büroservice müssen sich am Ende alle Mieter der Büros auf Zeit halten. Wichtig ist darauf zu achten, dass den eigenen Kunden eine feste Geschäftsadresse gewährleistet werden kann.

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Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Coworking… die Vorteile und was man für Leistungen erwarten kann

Gründer und Freiberufler teilen sich beim Coworking ein Büro. Das hat mehrere Vorteile. Die Nutzung der Infrastruktur ist eine, die Möglichkeit zum Networken und von gemeinsamen Projekten eine andere. Zudem haben sie Gesellschaft die sie im Home Office nicht haben. Besonders frisch gebackene Gründer können von dem Erfahrungsaustausch profitieren.

Der Begriff Coworking existiert noch gar nicht so lange im täglichen Sprachgebrauch, genauso wie der flexible Arbeitsplatz selbst. Für Existenzgründer bietet sich die Möglichkeit aber gut an, da sie günstig, flexibel und produktiv ist. Coworking heißt, einen Schreibtisch oder ein ganzes Büro in einem Gemeinschaftsgebäude anzumieten. Dabei kann jeder selbst bestimmen wann und wie oft er diesen Arbeitsplatz benutzt. Im Gemeinschaftsgebäude ist neben dem Arbeitsplatz auch die nötige Infrastruktur vorhanden. Jeder Coworker ist rechtlich gesehen eigenständig. Das trifft auch auf alle anderen Aspekte zu. Damit kann er selbst entscheiden, ob er nur wenige Tage in der Woche oder im Monat in dem Büro verbringt. Es gibt dafür Monatstarife. Wer lieber öfter im Home Office bleiben möchte, sollte sich über Tagestarife informieren.

Zu der nötigen Infrastruktur gehören Drucker, Scanner, Telefon, ein Internetzugang, Strom und Wasser. Und natürlich der Arbeitsplatz selbst. Häufig werden auch weitere Dienstleistungen wie z.B. ein Telefonservice vom Dienstleister angeboten. Die Angebote der verschiedenen Anbieter können sich aber deutlich unterscheiden im Hinblick auf ergänzende Dinge, die in einem Büro nötig sind. Dazu gehören beispielsweise eine Küche, ein Besprechungsraum, der Reinigungsservice, ein Lounge Bereich oder Postfächer. Bei vielen Anbietern gibt es ein Basispaket zu dem einzelne Extras dazu gebucht werden können. Auf diese Weise kann sich jeder seinen Arbeitsplatz individuell gestalten. Dabei sollten jedoch die Kosten genau im Auge behalten werden. Nicht immer sind im ersten sichtbaren Preis auf der Website alle Leistungen enthalten.

Coworking ist für Selbstständige geeignet, die sich gerne mit Gleichgesinnten austauschen und nicht immer alleine im Home Office sitzen möchten. Besondere Vorteile gibt es in der Anfangsphase der Existenzgründung, wenn ein eigenes Büro zu teuer wäre. Je nach Standort ist Coworking vergleichsweise günstig. Der Gedankenaustausch mit den anderen Coworkern kann zudem sehr hilfreich sein. Besonders Gründungsneulinge können davon profitieren, wenn sie von gleichgesinnten Coworkern bei vielen Fragen Hilfe bekommen.

Der soziale Aspekt ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gespräche an der Kaffeemaschine haben schon zu manch neuer Geschäftsidee geführt und erfolgreiche Gründungen entstehen lassen. Besonders in der Anfangsphase und für Menschen, die nicht für das Home Office gemacht sind, ein eigenes Büro aber nicht lohnenswert ist, ist Coworking geeignet. Die Möglichkeit zum Coworking gibt es nahezu in jeder größeren Stadt.

Das Coworking hat klare Vorteile. Die Nutzung kann stündlich, täglich oder monatlich erfolgen, wobei nur die tatsächliche Nutzung bezahlt wird. Die Gesellschaft von anderen und die daraus entstehende Inspiration und Motivation sind nicht zu unterschätzen. Neben der Möglichkeit für gemeinsame Projekte gibt es die Möglichkeit ein gemeinsames Netzwerk aufzubauen. Normalerweise sind Coworking-Büros sehr flexibel in der Kündigung. Ein weiterer Vorteil sind mögliche Kontakte zu ansässigen Unternehmen, mit denen sonst vielleicht kein Kontakt zustande käme.

Ein paar wenige Nachteile gibt es jedoch auch. Das Platzangebot ist recht begrenzt und in kleinen Städten gibt es nicht viele Angebote. Beim Coworking ist ein hohes Maß an Kommunikation und Absprache nötig, in aller Stille arbeiten geht beim Coworking kaum. Und das Coworking verursacht im Gegensatz zum Home Office Kosten.

 

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Die ersten Schritte für Existenzgründer…was ist besonders wichtig – Teil 2/2

Hier gibt es Teil 2 unseres HowTo’s zum Thema Existenzgründung. Teil 1 findet hier…

Wie hoch das Kapital ausfallen muss, kommt auf das Vorhaben an. Wird Material benötigt, die Ausstattung für das Büro, vielleicht ein Warenlager, Kaution für die Miete, Umbaumaßnahmen, etc. Rücklagen für die Anlaufphase sind nötig. Diese kann unter Umständen mehrere Monate dauern und muss finanziell überbrückt werden. Wie hoch sind die laufenden Kosten? Dabei dürfen die monatlichen Lebenshaltungskosten nicht außer Acht gelassen werden. Eine realistische Einschätzung, ob die Einnahmen aus Ihrer beruflichen Selbständigkeit reichen, die privaten und betrieblichen Kosten zu decken schützt vor bösen Überraschungen und dem möglichen finanziellen Ruin.

Wenn feststeht wie viel Geld für den Start nötig ist, ist zu klären wie hoch ist das Eigenkapital, das aufgebracht werden kann. Besteht die Möglichkeit sich privat Geld zu leihen? Ein Gesellschafter, der sich am Unternehmen beteiligt wäre auch eine Überlegung. Ein Vergleich der Kreditkonditionen bei Banken und Sparkassen sollte vor dem Abschluss angestellt werden. Dabei sind Förderprogramme für Existenzgründer, die der Bund und die Bundesländer zur Verfügung stellen, zu berücksichtigen. Wichtig ist die Entwicklung von einem Finanzierungsplan. Alle Förderprogramme, die der Bund, die Länder und die EU bieten, sind in der Förderdatenbank des Bundes zu finden.

Der Start für das Vorhaben fällt mit der Anmeldung beim Gewerbeamt als Selbstständiger oder Freiberufler und der Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Es ist vorab hilfreich bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu fragen, ob weitere Formalitäten erledigt werden müssen. Von der kommunalen Wirtschaftsförderung oder Gründerinitiative gibt es Serviceangebote, die gut zu nutzen sind. Werden besondere Voraussetzungen, Nachweise, behördliche Zulassungen oder Genehmigungen benötigt? Die Fragen beantwortet der Behördenwegweiser, der zu den zuständigen Behörden vor Ort führt.

Liegt die Steuernummer vor, können Rechnungen gestellt werden, womit der Grundstein zum Geld verdienen gelegt ist. Kurz nach der Gründung schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Angaben zur Rechtsform und den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen sind die Basis für die Berechnung vom Finanzamt für die ersten Steuerforderungen. Die Pflicht gegenüber dem Finanzamt sollte von Anfang bewusst und verinnerlicht sein. Am besten hilft ein Steuerberater, welche steuerlichen Pflichten, Buchführung und Jahresabschluss nötig sind.

Es gibt keine Versicherung für das unternehmerische Risiko, aber eine Einschränkung. Die erste ist ein gut durchdachter Businessplan, die zweite sind Versicherungen. Sie können für betriebliche Risiken wie Einbruch, Feuer, Maschinenschaden oder Fahrlässigkeit abgeschlossen werden, die greifen wenn Haftungsansprüche aus den Risiken entstehen. Ganz wichtig ist die persönliche Vorsorge. Beruflich Selbstständige können auf verschiedene Arten für Arbeitslosigkeit, Alter, Krankheit und Unfall vorsorgen. Die Krankenkasse ist zu informieren, unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit bei der Agentur für Arbeit eine Arbeitslosenversicherung für Selbständige abzuschließen. Bezüglich der Altersvorsorge ist die Deutschen Rentenversicherung ein möglicher Ansprechpartner sowie die Verbraucherzentrale des eigenen Bundeslandes oder die Stiftung Warentest.

Wer ein Unternehmen startet, sieht sich neuen Aufgaben gegenüber. Geeignete Informations- und Beratungsangebote sollten daher weiterhin genutzt werden. Informationsdefizite gilt es zu vermeiden, da sie das Start-up schnell zum Kippen bringen können. Hilfestellung bietet auch die Beratungsförderung des Bundes.

Glossar: Abwesenheitsgrund

Glossar: Abwesenheitsgrund

GLOSSAR: Es kann viele Gründe geben, warum Sie im Büro abwesend sind. Diese Gründe können streng vertraulich sein und müssen dem Anrufer nicht Preis gegeben werden. Können Sie selbst ein Gespräch nicht annehmen, muss Ihr Telefondienst den wahren Grund für Ihre Abwesenheit nicht kundtun.

Sie können den freundlichen und zuverlässigen Mitarbeitern von phonea mitteilen, welchen Abwesenheitsgrund Sie ausgerichtet haben möchten. Oder ob Sie einfach zurzeit nicht erreichbar sind.

Sie können mit dem phonea Telefonservice einen oder mehrere Abwesenheitsgründe vorgeben, der dann genau so an den Anrufer weitergegeben wird. Natürlich gibt es trotz allem eine Gesprächsnotiz über den Anruf, die Sie ganz nach Ihren Wünschen per E-Mail, SMS oder Fax bekommen. So können Sie zeitnah reagieren und sobald es Ihre Zeit zulässt den Anrufer zurückrufen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Abwesenheit kommunizieren zu lassen. Sie sagen Ihren Kollegen entweder nur, dass Sie beispielsweise bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht am Platz und erreichbar sind, lassen aber offen was Sie tun oder wo Sie sind. Die andere Möglichkeit wäre, Ihren Kollegen zwar Ihren Kalender freizuschalten, aber darauf zu bestehen, dass immer nur die Aussage getroffen wird, dass Sie gerade nicht im Haus oder nicht erreichbar sind, ohne dass dabei jemals ein Abwesenheitsgrund genannt wird.

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