Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Wat‘ en Chaos mit dem Briefkopf!

Der richtige Briefkopf, was enthalten sein muss und was überflüssig ist.

Eine Briefkopf Vorlage ist eine praktische Sache. Die Post schaut immer gleich aus und das mühselige Zusammenbasteln eines Briefes bleibt erspart. Vorlagen lassen sich leicht als Vorlagendatei speichern, sodass sie immer schnell wieder greifbar sind. Briefkopfvorlagen sind für die private Post genauso nutzbar wie für die geschäftliche. Ein ordentlicher Briefkopf auf den Dokumenten macht etwas her und wirkt professionell. Umso besser, wenn die Dokumente dann auch noch immer gleich aussehen, denn das hat einen Wiedererkennungswert, was besonders für Firmen interessant ist.

Eine Briefkopf Vorlage zu erstellen ist gar nicht so schwer, wie vielleicht manche denken. Praktisch ist, dass die Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden kann. Damit ist ein einheitliches Bild für die gesamte Briefpost gegeben, ohne dass immer wieder der Briefkopf neu erstellt werden müsste.

Briefvorlagen lassen sich mit mehreren Programmen erstellen. Word ist eine Möglichkeit, alle anderen Textverarbeitungsprogramme eine weitere. Mit OpenOffice, einem kostenlosen Schreibprogramm können ebenso eigene Vorlagen erstellt werden. Briefkopf Vorlagen machen das immer wieder nötige Formatieren oder Anpassen des Layouts überflüssig. In Word können die Daten vom Briefkopf, die immer gleich sein sollen, in der Kopf- und Fußzeile hinterlegt werden. So besteht keine Gefahr, dass Zeilen vom Briefkopf verrutschen, selbst, wenn der Text etwas länger wird.

Im Briefkopf enthalten sein, sollte auf jeden Fall das Adressfeld für den Empfänger und ebenso für den Absender. Das Logo, eine E-Mail-Adresse oder Websiteadresse kann bei den Absenderdaten ebenfalls mit ergänzt werden. Das Layout über die Anordnung von Logo und Daten wie Web und Mail unterliegt den persönlichen Vorlieben. Auf diese Weise lässt sich die Briefpost mit einer ganz eigenen Note versehen. Dennoch sollte das Layout einmal festgelegt und dann so beibehalten werden.

Auf den Briefkopf gehören der Name und die vollständige Anschrift des Absenders. Dabei macht es erst mal keinen Unterschied, ob es sich um Privat- oder Geschäftspost handelt. Privatpersonen verwenden ihren Namen als Absender, bei der Geschäftspost bei Firmen sollte der jeweilige Ansprechpartner als Absender aufgeführt sein. Zusätzlich sollten Kontaktmöglichkeiten, wie Telefonnummer und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Website mit aufgeführt werden, um die Antwort zu erleichtern. Firmen können noch ihr Logo platzieren. Bei Geschäftspost in Firmen ist zudem auf die internen Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin zu achten. Das sind meist bestimmte Farben und Schriftarten, die dem Corporate Design unterliegen. Sie sollten in allen Dokumenten des Unternehmens einheitlich sein. Der Name des Absenders steht links- oder rechtsbündig, während in den nächsten Zeilen Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort folgen. Ergänzend können Telefonnummern und E-Mail-Adressen aufgeführt werden. In der Fußzeile können noch Daten wie Steuernummer oder Bankverbindung angegeben werden und noch einmal die komplette Absenderadresse.

Die Adresse des Empfängers sollte so angelegt sein, dass sie beim Falten vom Brief in ein Fensterkuvert passt. Sind die Kuverts zum Beschriften ohne Fenster, ist die Anordnung nicht zwingend nötig. Allerdings sollte dennoch immer auf die korrekte Formatierung geachtet werden, daher sollte der Empfänger nach dem gleichen Muster wie der Absender eingesetzt werden. So bleiben das festgelegte Design und der Wiedererkennungswert gewahrt.

Ort und Datum gehören noch mit auf den Briefkopf. Sie können rechtsbündig eingefügt werden oder in einer extra Zeile mit weiteren Vermerken wie Unsere Nachricht, Ihre Nachricht, Aktenzeichen, Datum. Beim Ort und Datum gehen die Meinungen etwas auseinander, ob die Punkte zum Briefkopf gehören oder schon zum Briefinhalt.

Es gibt für Geschäftsbriefe auch eine Norm, die als Orientierung dienen kann. Es handelt sich bei Geschäftsbriefen um die DIN Norm 5008.

Wer keine eigene Idee hat, wie er seinen Briefkopf gestalten kann, hat die Möglichkeit eine der Standardvorlagen aus Word zu nutzen und sie entsprechend an seine Anforderungen anzupassen. Die Briefe lassen sich ganz nach den eigenen Vorstellungen bearbeiten und machen das Erstellen eines Briefkopfes noch leichter.

Unsere virtuellen Assistentinnen können Ihnen dabei helfen, den perfekten Briefkopf zu gestalten und liefern Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die Erstellung.

Beitragsbild (c) jopix.de by fotolia

 

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